Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: Dauer, Höhe und ein Rechenbeispiel für Kleinbetriebe

Wer Anspruch hat – und ab wann

Das Entgeltfortzahlungsgesetz gilt nach § 1 Abs. 2 für Arbeiter, Angestellte und die zu ihrer Berufsbildung Beschäftigten. Auf den Umfang der Beschäftigung kommt es nicht an. Eine Aushilfe mit acht Wochenstunden, eine Minijobberin im Verkauf und ein Auszubildender haben denselben Anspruch wie die Vollzeitkraft – nur die Höhe richtet sich nach ihrer eigenen Arbeitszeit. In kleinen Betrieben wird das bei Minijobs noch immer gelegentlich übersehen; wer einer geringfügig beschäftigten Person im Krankheitsfall nichts zahlt, schuldet das Entgelt nach und verstößt gegen das Gleichbehandlungsgebot des § 4 TzBfG. Wie Minijobs im Übrigen zu dokumentieren sind, behandelt der Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen.

Drei Voraussetzungen müssen zusammenkommen. Erstens muss die Person arbeitsunfähig sein, also ihre vertraglich geschuldete Tätigkeit nicht oder nur mit der Gefahr einer Verschlimmerung ausüben können. Zweitens muss die Krankheit die alleinige Ursache für den Arbeitsausfall sein – wer an dem Tag ohnehin frei hatte, im unbezahlten Urlaub war oder gestreikt hat, verliert durch die Krankheit nichts. Drittens darf die Person die Arbeitsunfähigkeit nicht verschuldet haben. Gemeint ist ein grober Verstoß gegen das eigene Gesundheitsinteresse, etwa ein Unfall infolge erheblicher Alkoholisierung; ein gewöhnlicher Sportunfall oder eine Erkältung nach einem Wochenende im Freien ist kein Verschulden in diesem Sinn.

Die Wartezeit. Nach § 3 Abs. 3 EFZG entsteht der Anspruch erst nach vierwöchiger ununterbrochener Dauer des Arbeitsverhältnisses. Wer in den ersten vier Wochen erkrankt, erhält vom Betrieb für diese Tage nichts; gesetzlich Versicherte bekommen stattdessen Krankengeld von ihrer Kasse. Dauert die Arbeitsunfähigkeit über das Ende der Wartezeit hinaus an, beginnt die Entgeltfortzahlung mit dem ersten Tag nach Ablauf der vier Wochen – und zwar für volle sechs Wochen ab diesem Zeitpunkt, nicht gekürzt um die Krankheitstage in der Wartezeit (BAG, Urteil vom 26.05.1999 – 5 AZR 476/98). Eine Kündigung in der Wartezeit ändert daran nichts, wenn sie aus Anlass der Krankheit ausgesprochen wird: § 8 Abs. 1 EFZG lässt den Anspruch dann über das Ende des Arbeitsverhältnisses hinaus bestehen.

Die sechs Wochen richtig zählen

Sechs Wochen sind 42 Kalendertage, gezählt ab dem ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Wochenenden und arbeitsfreie Tage laufen mit, auch wenn für sie nichts zu zahlen ist. Wird jemand erst während der Schicht krank und geht nach Hause, ist dieser Tag als Arbeitstag zu vergüten; die Frist beginnt dann nach § 187 Abs. 1 BGB am folgenden Tag. Schwierig wird es, sobald mehrere Krankheitsphasen aufeinanderfolgen. Das Gesetz unterscheidet drei Konstellationen, und jede führt zu einem anderen Ergebnis.

Die Einheit des Verhinderungsfalls ist die Regel, die in kleinen Betrieben am häufigsten übersehen wird. Das Bundesarbeitsgericht hat sie 2019 bekräftigt: Ein neuer Anspruch entsteht nur, wenn die erste Arbeitsunfähigkeit bereits beendet war, als die zweite begann. Schließt sich eine neue Erstbescheinigung nahtlos an die alte an, spricht das nach der Rechtsprechung gegen zwei getrennte Fälle; die beschäftigte Person muss dann darlegen und beweisen, dass sie dazwischen arbeitsfähig war. Ein freies Wochenende zwischen zwei Bescheinigungen genügt dafür nicht automatisch.

Ob eine erneute Erkrankung dieselbe Ursache hat, weiß der Betrieb in der Regel nicht, denn die Diagnose steht weder auf der Bescheinigung für den Arbeitgeber noch in der elektronischen Meldung. Dafür gibt es einen geregelten Weg: Nach § 69 Abs. 4 SGB X darf die Krankenkasse dem Arbeitgeber mitteilen, ob eine erneute Arbeitsunfähigkeit auf derselben Krankheit beruht – ohne Diagnosedaten. Kommt es zum Streit, gilt eine abgestufte Darlegungslast: Zunächst muss die beschäftigte Person Tatsachen vortragen, die gegen eine Fortsetzungserkrankung sprechen, und dafür in der Regel ihre Erkrankungen offenlegen und die behandelnden Ärzte von der Schweigepflicht entbinden. Das hat das BAG mit Urteil vom 18.01.2023 (5 AZR 93/22) ausdrücklich bestätigt. Lässt sich danach nicht klären, ob eine Fortsetzungserkrankung vorlag, trägt der Arbeitgeber die Folgen.

An dem Beispiel lässt sich ablesen, was eine Fehlzeitenliste leisten muss: Sie braucht für jede Person Beginn und Ende jeder Arbeitsunfähigkeit, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung und – sobald die Kasse Auskunft gegeben hat – den Vermerk, welche Zeiträume zusammengehören. Ohne diese Liste lässt sich weder Phase B noch Phase E korrekt abrechnen.

Die Höhe: das Lohnausfallprinzip

§ 4 Abs. 1 EFZG ordnet an, das Arbeitsentgelt fortzuzahlen, das der beschäftigten Person bei der für sie maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit zusteht. Maßgeblich ist also, was sie verdient hätte, wenn sie gesund gewesen wäre – nicht ein Durchschnitt der Vergangenheit. Bei festem Monatsgehalt ist die Rechnung trivial: Das Gehalt läuft einfach weiter. Anspruchsvoll wird es bei Stundenlohn, wechselnden Schichten und Zuschlägen, also genau in den Branchen, in denen Kleinbetriebe besonders häufig sind.

• Hinein gehören der Grundlohn für die ausgefallene regelmäßige Arbeitszeit, Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, soweit die Person in dieser Zeit tatsächlich zu solchen Zeiten eingeplant gewesen wäre, Schicht- und Erschwerniszulagen sowie laufende Zulagen wie Funktions- oder Leistungszulagen.
• Nicht hinein gehören nach § 4 Abs. 1a EFZG das zusätzlich für Überstunden gezahlte Entgelt und Aufwendungsersatz, der nur bei tatsächlichem Aufwand gezahlt wird – etwa die Erstattung von Fahrt- oder Parkkosten oder Verpflegungsmehraufwand, der während der Krankheit gar nicht anfällt.
• Grenzfall regelmäßige Mehrarbeit: Leistet jemand dauerhaft mehr als vertraglich vereinbart, kann diese Zeit zur „maßgebenden regelmäßigen Arbeitszeit“ werden. Das BAG stellt dann auf den Durchschnitt der letzten zwölf Monate ab (Urteil vom 21.11.2001 – 5 AZR 296/00). Die Überstundenzuschläge bleiben aber auch dann außen vor.
• Leistungslohn: Bei Akkord oder Provision ist nach § 4 Abs. 1a Satz 2 EFZG der Durchschnittsverdienst zugrunde zu legen, der in der regelmäßigen Arbeitszeit erzielbar gewesen wäre.
• Tarifvertrag: § 4 Abs. 4 EFZG erlaubt, im Tarifvertrag eine andere Bemessungsgrundlage festzulegen, etwa einen Referenzzeitraum. Nicht tarifgebundene Betriebe im Geltungsbereich können diese Regel einzelvertraglich übernehmen.

Zwei Punkte aus dem Beispiel werden in der Abrechnung gern übersehen. Erstens sind die fortgezahlten Zuschläge von 78,75 Euro lohnsteuer- und beitragspflichtig: Die Steuerfreiheit nach § 3b EStG setzt tatsächlich geleistete Nacht- oder Sonntagsarbeit voraus, und daran fehlt es im Krankheitsfall. Das Bundessozialgericht hat mit Urteil vom 12.12.2024 (B 12 BA 5/22 R) bestätigt, dass solche Zuschläge als Teil der Entgeltfortzahlung der Beitragspflicht unterliegen – und zwar auch dann, wenn der Arbeitgeber sie gar nicht ausgezahlt hat. Zweitens hängt die ganze Rechnung am Dienstplan zum Zeitpunkt der Krankmeldung. Wird die Woche nachträglich umgeplant, bleibt der ursprünglich geplante Stand maßgeblich. Ein Betrieb, der seine Planstände nicht aufbewahrt, kann im Streit nicht belegen, welche Schichten ausgefallen sind.

Krankmeldung, Nachweis und eAU seit 2023

§ 5 Abs. 1 EFZG verpflichtet die beschäftigte Person, die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen – in der Praxis vor Schichtbeginn, telefonisch oder auf dem im Betrieb vereinbarten Weg. Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, muss spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ein ärztlicher Nachweis vorliegen. Der Arbeitgeber darf die Bescheinigung auch früher verlangen, bis hin zum ersten Krankheitstag; das steht nach dem BAG in seinem nicht gebundenen Ermessen und braucht keine Begründung (Urteil vom 14.11.2012 – 5 AZR 886/11). Wer das für das ganze Team will, sollte es schriftlich regeln; wo ein Betriebsrat besteht, ist eine generelle Regel mitbestimmungspflichtig.

Seit dem 1. Januar 2023 gilt für gesetzlich Versicherte die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Nach § 5 Abs. 1a EFZG müssen sie keinen Papierschein mehr vorlegen, sondern die Arbeitsunfähigkeit zu denselben Zeitpunkten ärztlich feststellen lassen. Die Praxis übermittelt die Daten an die Krankenkasse, und der Arbeitgeber ruft sie nach § 109 SGB IV über sein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe ab. Die Meldung enthält Name, Beginn und Ende, das Feststellungsdatum, die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung und einen Hinweis auf einen möglichen Unfall – keine Diagnose. Wichtig: Die Pflicht zur unverzüglichen Krankmeldung beim Betrieb bleibt bestehen. Der Abruf funktioniert nur, wenn der Betrieb weiß, dass und ab wann er abrufen muss.

Solange der Nachweis fehlt, darf der Arbeitgeber die Zahlung nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 EFZG vorläufig verweigern – es sei denn, die Person hat das Versäumnis nicht zu vertreten. Das Leistungsverweigerungsrecht ist kein Verlust des Anspruchs: Wird der Nachweis nachgereicht, ist rückwirkend zu zahlen. Eine ordnungsgemäße Bescheinigung hat einen hohen Beweiswert, der sich nur durch konkrete Umstände erschüttern lässt. Ein vom BAG anerkanntes Beispiel ist eine Krankschreibung, die am Tag der Eigenkündigung beginnt und passgenau die Kündigungsfrist abdeckt (Urteil vom 08.09.2021 – 5 AZR 149/21).

Telefonische Krankschreibung: Seit dem 7. Dezember 2023 dürfen Praxen ihnen bekannte Patientinnen und Patienten ohne schwere Symptome nach telefonischer Anamnese für bis zu fünf Kalendertage krankschreiben; der Gemeinsame Bundesausschuss hat die Regel dauerhaft eingeführt. Der Koalitionsausschuss hat am 2. Juli 2026 beschlossen, die telefonische Krankschreibung abzuschaffen und eine Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag vorzuschreiben. Ein Gesetz dazu gibt es mit Stand 25. September 2026 nicht; es gelten weiterhin die Drei-Tage-Regel des § 5 EFZG und die telefonische Feststellung.

Nach sechs Wochen: Krankengeld

Mit dem 43. Tag endet die Pflicht des Betriebs, und gesetzlich Versicherte erhalten Krankengeld von ihrer Kasse. Der Anspruch besteht zwar schon ab der ärztlichen Feststellung, ruht aber nach § 49 Abs. 1 Nr. 1 SGB V, solange Arbeitsentgelt gezahlt wird. Das Krankengeld beträgt nach § 47 SGB V 70 Prozent des Regelentgelts, darf aber 90 Prozent des Nettoarbeitsentgelts nicht übersteigen. Weil das Regelentgelt nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze der Krankenversicherung zählt – 2026 sind das 5.812,50 Euro im Monat –, liegt das Krankengeld 2026 bei höchstens 135,63 Euro je Kalendertag; davon gehen noch die Arbeitnehmeranteile zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung ab. Wegen derselben Krankheit wird Krankengeld nach § 48 SGB V für längstens 78 Wochen innerhalb von drei Jahren gezahlt, die sechs Wochen Entgeltfortzahlung eingerechnet.

Für den Betrieb bleibt nach der sechsten Woche vor allem eine Aufgabe: Die Kasse braucht für die Berechnung eine Entgeltbescheinigung, die elektronisch aus der Lohnabrechnung übermittelt wird. Zwei Sonderfälle verdienen einen Hinweis. Minijobber sind im Minijob nicht krankenversichert und erhalten aus dieser Beschäftigung nach den sechs Wochen kein Krankengeld. Und privat Versicherte bekommen nur dann eine Leistung, wenn sie ein Krankentagegeld vereinbart haben.

Was im Zeitkonto passiert

Die Entgeltfortzahlung hat eine direkte Entsprechung im Stundenkonto: Für jeden Krankheitstag innerhalb der sechs Wochen wird die Sollzeit gutgeschrieben, die an diesem Tag geplant war – nicht null und nicht pauschal ein Fünftel der Wochenstunden. Im Rechenbeispiel 2 wären das 30 Stunden, nicht 34, weil die Überstundenschicht auch hier außen vor bleibt. Nach dem Ende der Entgeltfortzahlung ändert sich die Buchung: Für Tage mit Krankengeldbezug besteht kein Entgeltanspruch gegen den Betrieb, also auch keine Zeitgutschrift aus dem Arbeitsverhältnis. Diese Tage werden als Abwesenheit ohne Soll geführt, damit das Konto weder ins Minus rutscht noch Plusstunden entstehen. Wie der Betrieb mit ungleich verteilter Teilzeit, Feiertagen in der Krankheit und Urlaub umgeht, beschreibt der Beitrag Krankheit, Urlaub und Feiertag im Zeitkonto ausführlich.

Für die Abrechnung sind drei Dinge aus der Zeiterfassung wichtig: der Dienstplan im Stand vor der Krankmeldung, die Abwesenheiten mit Beginn und Ende jeder Arbeitsunfähigkeit und eine Übersicht, die pro Person die bereits verbrauchten Tage des Sechs-Wochen-Zeitraums zeigt. Bei Aplano werden Krankheitstage als Abwesenheit neben Dienstplan und Stundenkonto im selben System geführt, und Auswertungen und Exporte liefern die Zeiten je Person für die Lohnabrechnung. Den Abruf der eAU übernimmt nicht die Zeiterfassung, sondern das Entgeltabrechnungsprogramm oder die Ausfüllhilfe der Krankenkassen. Zeiterfassung und Abwesenheiten sind im Pro-Tarif zu 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar; auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 aus 113 Bewertungen, auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 aus 206 Bewertungen (Stand Juli 2026).

Erstattung für Kleinbetriebe: nur ein Hinweis

Betriebe mit in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigten nehmen kraft Gesetzes am Ausgleichsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz teil. Sie zahlen eine Umlage an die Krankenkassen ihrer Beschäftigten und erhalten einen Teil der fortgezahlten Entgelte einschließlich der Arbeitgeberbeiträge erstattet – nach § 1 Abs. 1 AAG bis zu 80 Prozent, je nach gewähltem Satz der Kasse auch weniger. Erstattet wird nur, was nach dem EFZG tatsächlich geschuldet und gezahlt wurde. Eine sauber belegte Berechnung wie in den Beispielen oben ist deshalb zugleich die Grundlage für den Erstattungsantrag. Teilnahme, Sätze und Antrag sind ein eigenes Thema und werden hier bewusst nicht vertieft.

Checkliste für den nächsten Krankheitsfall

• Wartezeit prüfen: Besteht das Arbeitsverhältnis seit mindestens vier Wochen ohne Unterbrechung? Wenn nicht, zahlt der Betrieb erst ab Ende der Wartezeit.
• Vorerkrankungen der letzten zwölf Monate ansehen: Bei einer möglichen Fortsetzungserkrankung die Krankenkasse nach § 69 Abs. 4 SGB X um Auskunft bitten.
• Nahtlose Folgebescheinigungen erkennen: Beginnt eine neue Krankheit, bevor die alte Arbeitsunfähigkeit endet, laufen die sechs Wochen weiter.
• eAU abrufen: Nach der Krankmeldung über Abrechnungsprogramm oder Ausfüllhilfe; bei Privatversicherten und Privatärzten die Bescheinigung von der Person anfordern.
• Höhe nach Dienstplan berechnen: Grundlohn der geplanten regelmäßigen Zeit plus Zuschläge, ohne Überstunden und Aufwendungsersatz; Zuschläge beitrags- und steuerpflichtig abrechnen.
• Zeitkonto buchen: Sollzeit des Tages gutschreiben, ab dem 43. Tag keine Gutschrift mehr.
• Tag 42 im Blick behalten: Rechtzeitig die Entgeltbescheinigung für das Krankengeld vorbereiten und die Person informieren, dass die Zahlung wechselt.