Warum Minijobs eine eigene Pflicht haben
Für geringfügig Beschäftigte gilt eine besondere Aufzeichnungspflicht nach § 17 des Mindestlohngesetzes. Der Grund ist der Schutz des Mindestlohns: Nur wenn Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentiert sind, lässt sich prüfen, ob die tatsächlich geleisteten Stunden korrekt vergütet wurden. Diese Pflicht trifft ausdrücklich auch den Kleinbetrieb und gilt zusätzlich zu der Grundpflicht, die das Bundesarbeitsgericht in seinem Beschluss 1 ABR 22/21 für alle Arbeitgeber bestätigt hat.
Wichtig ist die Unterscheidung: Die BAG-Grundpflicht betrifft die gesamte Belegschaft und ist derzeit formoffen. Die Pflicht nach § 17 MiLoG ist enger gefasst und terminiert – sie schreibt eine Frist und eine Aufbewahrungsdauer vor. Wer Minijobber beschäftigt, sollte deshalb nicht nur „irgendwie" erfassen, sondern die konkreten Vorgaben kennen.
Diese Angaben müssen dokumentiert werden
Der Umfang ist überschaubar. Es geht nicht um Leistungsprotokolle, sondern um drei nachvollziehbare Zeitangaben je Arbeitstag. Für Aushilfen mit schwankenden Einsätzen ist gerade die tagesgenaue Erfassung entscheidend, weil sich Stunden sonst am Monatsende nicht mehr rekonstruieren lassen.
| Angabe | Bedeutung | Frist / Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Beginn | Start der täglichen Arbeitszeit | Aufzeichnung bis zum 7. Folgetag |
| Ende | Ende der täglichen Arbeitszeit | Aufzeichnung bis zum 7. Folgetag |
| Dauer | Geleistete Stunden ohne Pausen | Aufzeichnung bis zum 7. Folgetag |
| Unterlagen | Aufzeichnungen und Nachweise | Mindestens 2 Jahre aufbewahren |
Die Angaben lassen sich handschriftlich, per Tabelle oder mit einer Software führen. Entscheidend ist, dass sie vollständig, zeitnah und prüfbar sind. Wer ein digitales System nutzt, erfüllt die Frist praktisch automatisch, weil der Zeitstempel beim Stempeln entsteht.
Typische Fehler im Kleinbetrieb
In der Praxis scheitert die Dokumentation selten am guten Willen, sondern an fehlenden Routinen. Aushilfen springen kurzfristig ein, Zeiten werden „später" nachgetragen und geraten in Vergessenheit. Am Monatsende fehlt dann die Grundlage für eine korrekte Abrechnung.
- Sammelnotizen statt Tageswerten: Eine Wochensumme erfüllt die Pflicht nicht – gefordert sind Beginn, Ende und Dauer je Tag.
- Frist übersehen: Die Aufzeichnung muss spätestens am siebten Tag nach dem Einsatz vorliegen, nicht erst zur Lohnabrechnung.
- Aufbewahrung vergessen: Die Unterlagen sind mindestens zwei Jahre vorzuhalten, damit sie bei einer Prüfung verfügbar sind.
- Pausen nicht abgezogen: Die Dauer meint die reine Arbeitszeit; unbezahlte Pausen gehören herausgerechnet.
Schlanke Umsetzung mit einer App
Für einen kleinen Betrieb muss die Lösung vor allem eines sein: alltagstauglich. Eine App, mit der Aushilfen selbst ein- und ausstempeln, verlagert die Erfassung an den Ort des Geschehens und erzeugt den Zeitstempel automatisch. Aplano bildet diesen Ablauf ab – Mitarbeitende erfassen ihre Zeit per Browser, Smartphone-App oder Tablet-Terminal, und die Werte laufen in ein fortlaufendes Stundenkonto. Praktisch für Aushilfen: Das Stempeln funktioniert auch dann, wenn keine Schicht vorgeplant wurde, sodass spontane Einsätze nicht durchs Raster fallen.
Die Abrechnung erfolgt pro aktivem Mitarbeiter und Monat, was gerade kleine, wechselnde Teams entlastet. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten; getestet werden kann 14 Tage ohne Kreditkarte, und der Vertrag ist monatlich kündbar. Der günstigste Einstieg in die Plattform beginnt bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat, dann allerdings ohne Zeiterfassung. Wie sich das für 5, 10 oder 20 Beschäftigte rechnet, zeigt die Kostenseite.
Häufige Fragen
Gilt die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG auch für sehr kleine Betriebe?
Ja. Die Pflicht knüpft an die geringfügige Beschäftigung an, nicht an die Betriebsgröße. Auch ein Betrieb mit nur einem Minijobber muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit fristgerecht aufzeichnen und die Unterlagen mindestens zwei Jahre aufbewahren.
Bis wann müssen die Zeiten eines Aushilfstags erfasst sein?
Spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags. Eine digitale Erfassung, die beim Stempeln entsteht, erfüllt diese Frist von selbst.
Reicht eine handschriftliche Liste für Minijobber aus?
Formal kann eine vollständige, tagesgenaue Aufzeichnung genügen. Mit mehreren Aushilfen, wechselnden Einsätzen und Korrekturen wird eine App jedoch schnell übersichtlicher und weniger fehleranfällig.
Passende Seiten
Die rechtliche Einordnung liefert die Seite zur Zeiterfassungspflicht. Wie ein Einstieg praktisch abläuft, beschreibt der Leitfaden zum Einführen, und die Funktionen von Aplano sind gesondert erklärt. Ergänzend zeigt der Beitrag zu Pausen und Überstunden im kleinen Team, wie die reine Arbeitsdauer korrekt entsteht, und der Beitrag Zeiterfassung ohne IT-Abteilung, wie der Start ohne eigene Technik gelingt.
Quellen und Stand
- § 17 MiLoG – Erstellen und Bereithalten von Dokumenten, gesetze-im-internet.de.
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21, 13.09.2022.
- BMAS: Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz.
- Aplano: Preise und Funktionsumfang – geprüft am 24.07.2026.
Redaktionelle Prüfung: Redaktion zeiterfassung-kleinbetrieb.de. Stand 24. Juli 2026. Alle Angaben ohne Gewähr; verbindlich sind die Angaben der Anbieter und der Gesetzestext. Die Rechtsinhalte ersetzen keine Beratung im Einzelfall.