Was das Arbeitszeitgesetz verlangt
Drei Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes prägen den Alltag im kleinen Team. § 3 begrenzt die werktägliche Arbeitszeit grundsätzlich auf acht Stunden, verlängerbar auf bis zu zehn Stunden, wenn im Ausgleichszeitraum im Schnitt acht Stunden eingehalten werden. § 4 schreibt Ruhepausen vor. § 5 sichert die Ruhezeit nach Feierabend. Diese Regeln gelten unabhängig von der Betriebsgröße – auch der Fünf-Personen-Betrieb ist daran gebunden.
| Vorschrift | Regel | Bedeutung für die Erfassung |
|---|---|---|
| § 4 ArbZG – Pausen | 30 Min. bei mehr als 6 h, 45 Min. bei mehr als 9 h | Pause dokumentieren und von der Dauer abziehen |
| § 3 ArbZG – Höchstarbeitszeit | 8 h werktäglich, bis 10 h mit Ausgleich | Überschreitungen früh sichtbar machen |
| § 5 ArbZG – Ruhezeit | i. d. R. 11 h ununterbrochen | Abstand zwischen Ende und nächstem Beginn prüfen |
Pausen richtig dokumentieren
Die vorgeschriebene Pause darf in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden. Für die Dokumentation heißt das: Es genügt nicht, nur Beginn und Ende des Arbeitstags festzuhalten. Wird die Pause nicht separat gebucht oder pauschal abgezogen, entsteht schnell Streit über die tatsächliche Arbeitsdauer. Eine saubere Lösung erfasst die Pause als eigenen Zeitraum, sodass die reine Arbeitszeit rechnerisch eindeutig bleibt.
Im kleinen Team hilft eine klare Regel mehr als jede Technik: Wann wird gestempelt, wie wird eine vergessene Pause nachgetragen, und wer gibt Korrekturen frei? Ist das geklärt, sorgt eine App dafür, dass der Abzug automatisch und einheitlich passiert.
Überstunden im Stundenkonto führen
Überstunden sind Teil der gesamten Arbeitszeit und damit erfassungspflichtig. Ohne fortlaufende Erfassung fehlt im Streitfall die Grundlage, um Mehrarbeit zu belegen oder auszugleichen. Ein Arbeitszeitkonto bündelt die Differenz aus Soll und Ist: Plusstunden entstehen bei Mehrarbeit, Minusstunden bei Unterschreitung, und der Saldo bleibt für beide Seiten sichtbar.
Gerade in kleinen Betrieben ohne Personalabteilung ist diese laufende Sicht wertvoll. Statt am Monatsende Zettel zu addieren, sehen Führung und Beschäftigte den aktuellen Stand jederzeit. Das reduziert Nachfragen und macht faire Absprachen zum Abbau von Plusstunden einfacher.
Häufige Fehler und wie Software hilft
Die typischen Probleme sind selten böse Absicht, sondern Lücken im Ablauf.
- Pausen pauschal abziehen: Ein fester Abzug ohne tatsächliche Buchung führt zu falschen Dauern in beide Richtungen.
- Ruhezeit übersehen: Ein später Dienst und ein früher Start am Folgetag können die 11-Stunden-Ruhezeit unterschreiten – ohne Prüfung fällt das kaum auf.
- Überstunden nur im Kopf: Ohne Stundenkonto verschwinden Plusstunden, bis sie zum Konfliktthema werden.
- Korrekturen ohne Spur: Überschriebene Werte ohne Grund und Freigabe untergraben die Verlässlichkeit.
Eine App wie Aplano setzt genau hier an: Zeiten werden per Browser, App oder Tablet-Terminal erfasst, Pausen fließen in die Berechnung ein, und ein laufendes Stundenkonto zeigt den Saldo. Für Schichtbetriebe sind zusätzlich Hinweise nach dem Arbeitszeitgesetz hilfreich, die Konflikte bei Pausen und Ruhezeiten bereits in der Planung sichtbar machen. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen; abgerechnet wird pro aktivem Mitarbeiter. Welche Angaben rechtlich gefordert sind, ordnet die Seite zur Zeiterfassungspflicht ein.
Häufige Fragen
Müssen Pausen im Kleinbetrieb separat erfasst werden?
Eine separate Buchung ist der sicherste Weg. Entscheidend ist, dass aus Beginn, Ende und Pausen die tatsächliche Arbeitsdauer verlässlich hervorgeht. Ein pauschaler Abzug ohne tatsächliche Grundlage ist fehleranfällig.
Wie lang muss die Pause laut ArbZG sein?
Nach § 4 ArbZG sind es mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeit und mindestens 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Die Pause kann in Abschnitte von je mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden.
Sind Überstunden erfassungspflichtig?
Ja. Überstunden gehören zur gesamten Arbeitszeit und sind damit Teil der Erfassungspflicht. Ein Arbeitszeitkonto bildet den Saldo aus Soll und Ist fortlaufend ab und macht Mehrarbeit belegbar.
Passende Seiten
Die rechtliche Grundlage vertieft die Seite zur Zeiterfassungspflicht, die Funktionen erklärt die Seite zu Aplano, und wie ein System eingeführt wird, zeigt der Leitfaden zum Einführen. Ergänzend behandelt der Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen die besondere Dokumentationspflicht, und der Beitrag Zeiterfassung ohne IT-Abteilung den einfachen Einstieg.
Quellen und Stand
- § 3 ArbZG – Arbeitszeit der Arbeitnehmer, gesetze-im-internet.de.
- § 4 ArbZG – Ruhepausen, gesetze-im-internet.de.
- § 5 ArbZG – Ruhezeit, gesetze-im-internet.de.
- BMAS: FAQ Arbeitszeiterfassung.
- Aplano: Preise und Funktionsumfang – geprüft am 24.07.2026.
Redaktionelle Prüfung: Redaktion zeiterfassung-kleinbetrieb.de. Stand 24. Juli 2026. Alle Angaben ohne Gewähr; verbindlich sind die Angaben der Anbieter und der Gesetzestext. Die Rechtsinhalte ersetzen keine Beratung im Einzelfall.