Warum kleine Betriebe keine IT-Abteilung brauchen
Die verbreitete Sorge, digitale Zeiterfassung bedeute Serverbetrieb, Softwareinstallation und laufende Wartung, stammt aus einer älteren Zeit. Heutige Systeme sind Cloud-Anwendungen: Es gibt nichts zu installieren und nichts zu pflegen. Wer eine Website bedienen kann, kann auch eine solche Anwendung nutzen. Updates, Sicherheit und Verfügbarkeit liegen beim Anbieter, nicht beim Betrieb.
Für ein kleines Team senkt das die Einstiegshürde erheblich. Statt eines Projekts mit externer Beratung genügt ein Account, ein paar angelegte Mitarbeitende und eine klare Regel, wie gestempelt wird. Der Rest ist Gewöhnung.
Drei einfache Erfassungswege
Ob Büro, Baustelle oder Ladentheke – für jede Situation gibt es einen passenden, wartungsarmen Weg. Meist werden mehrere kombiniert.
Browser
Ein- und Ausstempeln direkt im Webbrowser am vorhandenen Rechner. Keine Installation, sofort startklar.
Mitarbeiter-App
Erfassung per Smartphone, ideal für mobile Einsätze und Außentermine. Beschäftigte sehen ihr Stundenkonto direkt mit.
Tablet-Terminal
Ein günstiges Tablet am Eingang wird zur gemeinsamen Stempelstation – die moderne, wartungsfreie Stempeluhr.
Was der Einstieg kostet
Für kleine Teams zählt der Gesamtpreis, nicht ein werbewirksamer Einstiegstarif. Ein transparenter Pro-Kopf-Preis pro aktivem Mitarbeiter ist hier ein Vorteil: Es zahlt nur, wer wirklich arbeitet, und die Kosten wachsen linear mit dem Team. Bei Aplano ist die Zeiterfassung im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten. Der günstigste Einstieg in die Plattform beginnt bei 0,50 € pro Mitarbeiter und Monat, enthält dann aber noch keine Zeiterfassung.
| Teamgröße | Aplano Pro / Monat (netto) | Enthalten |
|---|---|---|
| 5 Beschäftigte | 22,50 € | Zeiterfassung, Stundenkonto, App |
| 10 Beschäftigte | 45,00 € | Zeiterfassung, Stundenkonto, App |
| 20 Beschäftigte | 90,00 € | Zeiterfassung, Stundenkonto, App |
Getestet werden kann 14 Tage ohne Kreditkarte, der Vertrag ist monatlich kündbar. Detaillierte Rechnungen und Vergleichswerte enthält die Kostenseite.
In wenigen Schritten startklar
Der Weg zum laufenden System ist für ein kleines Team kurz. Entscheidend ist weniger die Technik als eine verständliche Absprache im Betrieb.
- Account anlegen und Mitarbeitende hinzufügen – ohne Installation.
- Erfassungsweg wählen: Browser, App oder ein Tablet als Terminal am Eingang.
- Regel festlegen: Wann wird gestempelt, wer trägt nach, wer gibt Korrekturen frei.
- Testphase nutzen: 14 Tage ohne Kreditkarte, dann bei Erfolg fortführen.
Praktisch für den Alltag: Das Stempeln funktioniert auch ohne vorgeplante Schicht, sodass spontane Einsätze nicht verloren gehen. Eine ausführliche Schrittfolge beschreibt der Leitfaden zum Einführen; die Funktionen im Detail zeigt die Seite zu Aplano.
Häufige Fragen
Braucht man für digitale Zeiterfassung eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Cloud-Lösungen laufen im Browser und als App, ohne Installation und ohne Serverpflege. Updates und Sicherheit übernimmt der Anbieter. Ein kleiner Betrieb kann eine solche Anwendung ohne technisches Sonderwissen nutzen.
Was kostet der Einstieg für ein kleines Team?
Die Zeiterfassung von Aplano ist im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten – etwa 22,50 € für 5, 45 € für 10 und 90 € für 20 Beschäftigte. Abgerechnet wird pro aktivem Mitarbeiter, und 14 Tage lassen sich ohne Kreditkarte testen.
Ersetzt ein Tablet die klassische Stempeluhr?
Ja. Ein einfaches Tablet am Eingang wird zur gemeinsamen Stempelstation. Es ist günstiger und wartungsärmer als spezielle Hardware und lässt sich mit Browser- und App-Erfassung kombinieren.
Passende Seiten
Konkrete Kosten rechnet die Kostenseite, die rechtliche Pflicht ordnet die Seite zur Zeiterfassungspflicht ein, und die Funktionen erklärt die Seite zu Aplano. Ergänzend zeigt der Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen die besondere Dokumentationspflicht und der Beitrag zu Pausen und Überstunden, wie die reine Arbeitsdauer sauber entsteht.
Quellen und Stand
- Aplano: Preise und Funktionsumfang – geprüft am 24.07.2026.
- Aplano: Produktübersicht – Erfassungswege Browser, App und Terminal.
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21, 13.09.2022 – Erfassungspflicht.
- BMAS: FAQ Arbeitszeiterfassung.
Redaktionelle Prüfung: Redaktion zeiterfassung-kleinbetrieb.de. Stand 24. Juli 2026. Alle Preis- und Funktionsangaben ohne Gewähr; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Die Rechtsinhalte ersetzen keine Beratung im Einzelfall.