Urlaubsgeld: Anspruch, Höhe und Berechnung – Leitfaden für Kleinbetriebe

Urlaubsgeld und Urlaubsentgelt: zwei verschiedene Dinge

Die beiden Begriffe klingen ähnlich und werden im Alltag oft verwechselt. Rechtlich haben sie nichts miteinander zu tun – das eine ist Pflicht, das andere Verhandlungssache.

Für das Urlaubsentgelt rechnet § 11 Abs. 1 BUrlG mit dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst der letzten dreizehn Wochen vor Urlaubsbeginn. Die Vergütung für Überstunden bleibt dabei außen vor; dauerhafte Verdiensterhöhungen im Berechnungszeitraum oder während des Urlaubs werden berücksichtigt, Kürzungen durch Kurzarbeit, Arbeitsausfall oder unverschuldete Fehlzeiten nicht. Bei festem Monatsgehalt läuft das Gehalt einfach weiter. Interessant wird die Rechnung bei Stundenlöhnen und schwankenden Einsätzen – dort braucht man die tatsächlich bezahlten Stunden der letzten 13 Wochen, und zwar getrennt nach Normalstunden und Überstunden.

Ein Beispiel: Eine Servicekraft mit 15 Euro Stundenlohn hat in den 13 Wochen vor dem Urlaub 520 reguläre Stunden gearbeitet, also 7.800 Euro verdient, dazu 20 bezahlte Überstunden. Die Überstunden bleiben außen vor. Bei einer Fünf-Tage-Woche verteilen sich die 7.800 Euro auf 65 Arbeitstage – das Urlaubsentgelt beträgt 120 Euro je Urlaubstag. Wie die Urlaubstage im Stundenkonto gutgeschrieben werden, beschreibt der Beitrag zu Krankheit, Urlaub und Feiertag im Zeitkonto.

Woraus sich ein Anspruch auf Urlaubsgeld ergeben kann

Weil das Gesetz schweigt, kommt es allein auf eine der folgenden Grundlagen an. Im Kleinbetrieb sind die letzten drei die praktisch wichtigen, weil Tarifbindung und Betriebsrat dort die Ausnahme sind.

Betriebliche Übung: der häufigste Anspruch im kleinen Betrieb

Eine betriebliche Übung entsteht, wenn der Arbeitgeber ein Verhalten regelmäßig wiederholt und Beschäftigte daraus schließen dürfen, dass ihnen die Leistung auf Dauer gewährt werden soll. Für jährliche Sonderzahlungen an die Belegschaft gilt nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts die Faustregel: Wer mindestens dreimal vorbehaltlos zahlt, bindet sich für die Zukunft, sofern nicht besondere Umstände dagegen sprechen.

Wie weit das reicht, zeigt das Urteil vom 25. Januar 2023 (10 AZR 109/22). Ein Arbeitgeber hatte von 2015 bis 2019 Urlaubs- und Weihnachtsgeld in jährlich leicht unterschiedlicher Höhe gezahlt und 2020 die Zahlung eingestellt. Das BAG gab dem Arbeitnehmer recht: Schwankende Beträge sprechen nicht gegen eine Bindung, sondern nur dafür, dass der Arbeitgeber die Höhe jedes Jahr neu festlegen wollte – den Anspruch dem Grunde nach hatte er trotzdem begründet. Weil der Betrieb seine wirtschaftlichen Gründe für die Nullrunde nicht konkret darlegte, bestimmte das Gericht die Höhe selbst nach § 315 Abs. 3 BGB anhand der Vorjahre. Der im Arbeitsvertrag enthaltene Freiwilligkeitsvorbehalt half nicht: Er war so weit gefasst, dass er auch spätere Individualabreden hätte verdrängen können, und damit nach § 307 BGB unwirksam. Auch eine einfache Schriftformklausel stand der betrieblichen Übung nicht entgegen.

Freiwilligkeits- und Widerrufsvorbehalt: was sie leisten – und was nicht

Wer Urlaubsgeld zahlen, sich aber nicht für alle Zukunft binden will, hat zwei Werkzeuge. Beide müssen sauber eingesetzt werden, sonst bewirken sie nichts.

• Freiwilligkeitsvorbehalt: verhindert, dass überhaupt ein Anspruch entsteht. Er wirkt am zuverlässigsten, wenn er bei jeder einzelnen Zahlung klar erklärt wird – etwa im Begleitschreiben oder auf der Abrechnung: „Die Zahlung erfolgt freiwillig; auch bei wiederholter Zahlung entsteht kein Rechtsanspruch für künftige Jahre.“ Pauschale Klauseln im Formulararbeitsvertrag, die jede künftige Leistung pauschal für freiwillig erklären, hat das BAG mehrfach verworfen.
• Widerrufsvorbehalt: setzt einen bestehenden Anspruch voraus, der unter bestimmten Bedingungen entfallen darf. Nach der Rechtsprechung muss die Klausel die Widerrufsgründe zumindest der Richtung nach benennen (etwa wirtschaftliche Gründe), und der widerrufliche Teil darf nach BAG 12.01.2005 – 5 AZR 364/04 regelmäßig nicht mehr als 25 Prozent der Gesamtvergütung ausmachen; tarifliche Mindestentgelte dürfen nicht unterschritten werden.
• Nicht kombinieren: „freiwillig und jederzeit widerruflich“ ist in sich widersprüchlich – eine freiwillige Leistung begründet keinen Anspruch, den man widerrufen könnte. Solche Mischklauseln sind intransparent und tragen in der Regel nicht.

Gleichbehandlung: wer bekommt es, wer nicht?

Der allgemeine arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz verbietet es, einzelne Beschäftigte oder Gruppen ohne sachlichen Grund von einer Leistung auszunehmen, die der Betrieb nach einer erkennbaren Regel gewährt. Ein sachlicher Grund muss sich aus dem Zweck der Zahlung ergeben. Soll das Urlaubsgeld Betriebstreue belohnen, kann eine Wartezeit gerechtfertigt sein; soll es Mehrkosten im Urlaub abfedern, passt eine Unterscheidung nach Abteilung oder Position kaum. Bewährt hat sich, den Zweck schriftlich festzuhalten – er entscheidet später darüber, welche Differenzierung trägt und welche Rückzahlungsklausel wirksam ist.

Teilzeit und Minijob: anteilig, aber mit Grenze

Teilzeitbeschäftigte dürfen nicht schlechter behandelt werden als vergleichbare Vollzeitkräfte. Für Geldleistungen konkretisiert § 4 Abs. 1 Satz 2 TzBfG das: Sie sind mindestens in dem Umfang zu gewähren, der dem Anteil der Arbeitszeit an der Vollzeit entspricht. Wer 20 statt 40 Stunden arbeitet, erhält also mindestens die Hälfte des Vollzeit-Urlaubsgelds. Ganz ausnehmen darf man Teilzeitkräfte nur mit einem sachlichen Grund – der bei einer Zahlung „für den Urlaub“ kaum zu finden ist, denn auch Teilzeitkräfte haben Urlaub. Dasselbe gilt nach § 4 Abs. 2 TzBfG für befristet Beschäftigte.

Minijobber sind Teilzeitbeschäftigte im Sinne des TzBfG und haben deshalb denselben anteiligen Anspruch. Hier kommt eine zweite Rechnung hinzu: Urlaubsgeld zählt zum regelmäßigen Arbeitsentgelt, wenn es mit hinreichender Sicherheit mindestens einmal im Jahr gezahlt wird – also bei vertraglicher Zusage oder betrieblicher Übung. 2026 liegt die Minijob-Verdienstgrenze bei 603 Euro im Monat, die Jahresgrenze damit bei 7.236 Euro. Nach Angaben der Minijob-Zentrale ist das Urlaubsgeld auf das Jahr umzulegen; überschreitet der Durchschnitt die 603 Euro, liegt kein Minijob mehr vor. Ist die Zahlung bei Beginn der Beschäftigung nicht absehbar, wird sie erst im Monat der Auszahlung geprüft. Welche Aufzeichnungspflichten für Minijobs zusätzlich gelten, zeigt der Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen.

Berechnungsbeispiele

Die folgenden Beispiele zeigen die drei verbreiteten Modelle – Prozentsatz vom Monatsentgelt, Betrag je Urlaubstag und Pauschale – und ihre Wirkung bei Teilzeit, unterjährigem Eintritt und Minijob. Maßgeblich ist immer die konkrete Regelung im Vertrag; die Beträge sind Rechenbeispiele, keine Empfehlung.

Zwei Hinweise zur Tabelle. Beim Modell „je Urlaubstag“ ergibt sich die anteilige Kürzung für Teilzeitkräfte mit weniger Arbeitstagen automatisch, weil sie weniger Urlaubstage haben; arbeitet jemand dagegen an fünf Tagen mit kürzeren Schichten, muss die Klausel selbst die Anteiligkeit regeln. Und eine Zwölftelung im Eintritts- oder Austrittsjahr gilt nur, wenn sie vereinbart ist – ohne Regelung ist das volle Urlaubsgeld fällig, sofern die Anspruchsvoraussetzungen am Stichtag erfüllt sind.

Wie viel ist üblich? Die WSI-Auswertung 2026

Für kleine Betriebe ohne Tarifbindung ist der Tarifvergleich ein Orientierungspunkt, keine Vorgabe. Nach der Auswertung des WSI-Tarifarchivs der Hans-Böckler-Stiftung vom 16. Juni 2026 erhalten rund 44 Prozent der Beschäftigten in der Privatwirtschaft Urlaubsgeld – 73 Prozent mit Tarifvertrag, 35 Prozent ohne. In Betrieben mit weniger als 100 Beschäftigten sind es 37 Prozent, in Betrieben mit mehr als 500 Beschäftigten 61 Prozent. Grundlage sind Angaben von 50.002 Beschäftigten auf Lohnspiegel.de zwischen Mai 2025 und Mai 2026; die Befragung ist nach Angaben des WSI nicht repräsentativ.

Quelle: WSI-Tarifarchiv, Stand 30. April 2026, Endstufe ohne Zulagen und Zuschläge. Die Spanne reicht laut WSI von 186 Euro in der Landwirtschaft Mecklenburg-Vorpommerns bis 2.904 Euro für Angestellte der Holz und Kunststoff verarbeitenden Industrie Westfalen-Lippe. Im öffentlichen Dienst, im Bankgewerbe und in Teilen der Energiewirtschaft gibt es kein gesondertes tarifliches Urlaubsgeld; im öffentlichen Dienst ist es seit 2005 in der Jahressonderzahlung aufgegangen.

Auszahlung, Stichtag und Rückzahlung

Wann Urlaubsgeld fällig ist, legt die jeweilige Regelung fest – meist mit dem Mai- oder Junigehalt, manchmal anteilig mit jedem Urlaub. Schwieriger sind die Bedingungen, an die Betriebe die Zahlung knüpfen. Entscheidend ist der Zweck:

• Reine Treueprämie: Soll das Urlaubsgeld ausschließlich Betriebstreue honorieren, können Stichtags- und Rückzahlungsklauseln zulässig sein. Für Gratifikationen hat die Rechtsprechung die zulässige Bindungsdauer nach der Höhe gestaffelt; bei Beträgen bis zu einem Monatsgehalt gilt eine Bindung über den 31. März des Folgejahres hinaus regelmäßig als unangemessen, Kleinbeträge rechtfertigen überhaupt keine Rückzahlung.
• Gegenleistung für Arbeit (Mischcharakter): Ist die Zahlung zumindest auch Vergütung für bereits geleistete Arbeit, darf sie in Formularverträgen nicht davon abhängig gemacht werden, dass das Arbeitsverhältnis zu einem späteren Stichtag noch besteht (BAG, 13.11.2013 – 10 AZR 848/12). Wer vorher ausscheidet, behält den verdienten Anteil.
• Akzessorisches Urlaubsgeld: Ist das Urlaubsgeld an die Urlaubsnahme gekoppelt („je genommenem Urlaubstag“), hängt es am tatsächlichen Urlaub. Ob es auch bei Urlaubsabgeltung im Austrittsfall zu zahlen ist, entscheidet die Formulierung der Klausel.

Eine Besonderheit betrifft Betriebe nahe am Mindestlohn: Urlaubsgeld kann auf den gesetzlichen Mindestlohn angerechnet werden, wenn es als Gegenleistung für die Arbeit gezahlt wird und den Beschäftigten endgültig verbleibt – etwa als vorbehaltlos und unwiderruflich monatlich gezahltes Zwölftel (BAG, 25.05.2016 – 5 AZR 135/16). Eine Einmalzahlung im Juni hilft dagegen nur im Juni. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der Mindestlohn 13,90 Euro brutto je Stunde; ob der Monatslohn reicht, ergibt sich aus den tatsächlich geleisteten Stunden – also aus der Zeiterfassung.

Steuer und Sozialversicherung

Urlaubsgeld ist steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn. Lohnsteuerlich ist es ein sonstiger Bezug: Die Lohnsteuer wird nach § 39b Abs. 3 EStG über den voraussichtlichen Jahresarbeitslohn ermittelt, nicht als ob das Urlaubsgeld ein zusätzliches Monatsgehalt wäre. Deshalb fällt der Abzug oft höher aus, als Beschäftigte erwarten – das ist kein Abrechnungsfehler, sondern Folge der Progression.

In der Sozialversicherung gilt Urlaubsgeld als einmalig gezahltes Arbeitsentgelt nach § 23a SGB IV. Es wird dem Monat der Auszahlung zugeordnet und ist beitragspflichtig, soweit die anteilige Jahres-Beitragsbemessungsgrenze noch nicht ausgeschöpft ist. Für Zahlungen von Januar bis März kann die sogenannte Märzklausel eine Zuordnung zum Vorjahr verlangen; beim typischen Juni-Urlaubsgeld spielt sie keine Rolle. Im Minijob wird Urlaubsgeld ebenfalls im Auszahlungsmonat verbeitragt; die Umlagen U1 und U2 fallen auf Einmalzahlungen nach Angaben der Minijob-Zentrale nicht an.

Warum die Zeit- und Urlaubsdokumentation den Ausschlag gibt

Fast jede Urlaubsgeld-Regel verweist auf Daten, die in kleinen Betrieben verstreut liegen: Das Urlaubsentgelt braucht die bezahlten Stunden der letzten 13 Wochen ohne Überstunden, das Urlaubsgeld je Urlaubstag die tatsächlich genommenen Tage, die Teilzeitquote die vertragliche Wochenarbeitszeit, die Minijob-Prüfung den Jahresverdienst und die Mindestlohnkontrolle die geleisteten Stunden je Monat. Wer Stunden nur monatlich als Summe auf einem Zettel führt, kann davon wenig belegen – und hat bei Nachfragen von Beschäftigten oder einer Prüfung keine Antwort, die über „haben wir immer so gemacht“ hinausgeht.

Wo Überstunden ausgezahlt werden, hängt die Rechnung zusätzlich daran, ob die Mehrarbeit sauber von den Normalstunden getrennt ist; die Regeln dazu stehen im Beitrag Überstunden auszahlen oder abfeiern. Welche Erfassung rechtlich ohnehin verlangt ist, fasst die Seite zur Zeiterfassungspflicht zusammen.

Praktisch hilft ein System, in dem Arbeitszeiten, Urlaubsanträge und Urlaubskonten zusammenlaufen. In Aplano werden Zeiten per App, Browser oder Tablet-Terminal erfasst, Abwesenheiten und Urlaubskonten je Person geführt und Stundenkonten mit Überstunden berechnet; Auswertungen und Exporte liefern die Zahlen für einen beliebigen Zeitraum an die Lohnabrechnung. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten, der 14 Tage ohne Kreditkarte getestet werden kann. Ob und wie viel Urlaubsgeld gezahlt wird, bleibt eine Entscheidung des Betriebs – die Software sorgt nur dafür, dass die Berechnung auf belastbaren Zahlen beruht.

Checkliste: Urlaubsgeld im Kleinbetrieb regeln

• Bestand prüfen: Wurde in den letzten drei Jahren vorbehaltlos gezahlt? Dann ist ein Anspruch aus betrieblicher Übung wahrscheinlich.
• Tarifbezug prüfen: Verweist der Arbeitsvertrag auf einen Tarifvertrag? Dann gilt dessen Urlaubsgeldregel.
• Zweck festlegen: Treueprämie, Urlaubszuschuss oder Vergütungsbestandteil – davon hängen Stichtag und Rückzahlung ab.
• Modell wählen: Prozentsatz, Betrag je Urlaubstag oder Pauschale, mit klarer Regel für Teilzeit und Eintritts-/Austrittsjahr.
• Vorbehalt richtig setzen: Freiwillige Zahlung bei jeder Auszahlung ausdrücklich als freiwillig kennzeichnen; keine Kombination „freiwillig und widerruflich“.
• Minijobs gegenrechnen: Jahresverdienst inklusive Urlaubsgeld gegen 7.236 Euro (2026) prüfen.
• Daten bereithalten: Stunden der letzten 13 Wochen ohne Überstunden, genommene Urlaubstage und Wochenarbeitszeit je Person.

Die Hinweise ersetzen keine Prüfung im Einzelfall. Bei bestehenden Vertragsklauseln, die gekürzt oder umgestellt werden sollen, ist eine arbeitsrechtliche Beratung sinnvoll.