Zeiterfassung ohne Abo: Einmalkauf, Freemium oder Miete?

Welche Bezahlmodelle gibt es überhaupt?

„Abo“ ist keine einheitliche Kategorie. Wer vergleichen will, muss zuerst wissen, nach welcher Größe abgerechnet wird – die Spannweite zwischen den Modellen ist größer als der Unterschied zwischen zwei Anbietern desselben Modells.

Gibt es Zeiterfassung wirklich zum Einmalkauf?

Ja – aber als Nische mit Hardware-Bindung. Zwei deutsche Anbieter dokumentieren Kaufpreise öffentlich.

ZFDM verkauft Starterpakete als Einmalkauf: RFID ab 649 Euro (584 Euro bei Vorkasse), Fingerabdruck ab 659 Euro, Gesichtserkennung ab 729 Euro; ab elf Mitarbeitern beginnen die Pakete bei 1.039 Euro. Enthalten sind Terminal, Software mit Browsersteuerung, Urlaubs- und Fehlzeitenverwaltung, Homeoffice-Erfassung, WLAN und ein Jahr Support. Updates sind inklusive, der Support danach optional – und damit der Punkt, an dem doch wieder eine laufende Position entstehen kann.

TiMaS von megzeit wirbt ausdrücklich mit „einmaliger Kaufpreis – kein Abo“: die mobile Lösung ab 479 Euro, das stationäre Terminal ab 649 Euro. Der Professional Support kostet ab 14,95 Euro im Monat und ist damit sichtbar getrennt vom Kaufpreis ausgewiesen.

Ein dritter Weg ist der klassische Lizenzkauf mit Betrieb auf eigenem Server, wie ihn NovaTime von dP elektronik anbietet. Preise weist der Hersteller öffentlich nicht aus; eine Größenordnung lässt sich deshalb nicht seriös nennen. Wer diesen Weg prüft, muss den Preis erfragen und die eigenen Betriebs- und Backup-Kosten dazurechnen.

Das Fazit für die Praxis: Der Kleinbetriebsmarkt für reine Software ist faktisch reines SaaS. Einmalkauf gibt es, wenn ein Terminal mitgekauft wird.

Was ist echtes Freemium – und was nur eine Testphase?

Die Unterscheidung entscheidet darüber, ob nach wenigen Wochen eine Rechnung kommt. Dauerhaft kostenlos sind: timr mit „0 € for always“ für einen Nutzer und eine Funktion sowie clockodo für Solo-Selbstständige, dann allerdings ohne Abwesenheiten und Teamfunktionen. Toggl Track bewirbt seinen Free-Tarif als „free forever“, nennt als Grenze aber nur „a limited number of people“ – die kursierende Zahl fünf steht nicht auf der Preisseite und wird hier deshalb nicht behauptet.

Alles Übrige, was als kostenlos beworben wird, ist eine befristete Probe: clockodo, Crewmeister und clockin je 14 Tage, TimeTac 30 Tage, Timebutler sechs Wochen (nach Anbieterangabe ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung). Ein Test beantwortet die Frage nach den Betriebskosten also nicht – er verschiebt sie nur.

Die Bildrechte liegen bei den jeweiligen Anbietern. Die Aufnahmen zeigen die öffentlichen Startseiten im August 2026 und sind rein illustrativ.

Welche Kosten tauchen erst später auf?

Der beworbene Monatspreis ist selten der Rechnungsbetrag. Diese Positionen sind bei den geprüften Anbietern dokumentiert:

• Plattform-Pauschale für Kleinstteams: clockin berechnet 10 Euro im Monat, sobald weniger als fünf Nutzer angelegt sind – gerade der kleinste Betrieb zahlt also anteilig am meisten.
• Grundgebühr unabhängig von der Nutzerzahl: TimeTac weist eine monatliche Basisgebühr für technischen Betrieb, Wartung, Updates und Support aus.
• Terminalmiete: 29,90 bis 49,90 Euro im Monat je Modell – über drei Jahre schnell mehr als ein gekauftes Terminal.
• Modulaufschläge: Schichtplanung liegt regelmäßig außerhalb des Zeiterfassungstarifs, etwa bei Crewmeister ab 2 Euro je Nutzer oder bei clockin ab 27 Euro im Monat.
• Supportpakete: bei Papershift mit 39, 99 oder 399 Euro monatlich ausgewiesen – zusätzlich zum Nutzerpreis.
• Jahresvertrag trotz Monatspreis-Darstellung: ebenfalls bei Papershift dokumentiert. Der angezeigte Monatsbetrag ist dort keine Aussage über die Kündbarkeit.
• Support nur im ersten Jahr: bei ZFDM Teil des Kaufpreises, danach optional zubuchbar.

Zwei Positionen legt keiner der geprüften Anbieter offen: der Preis für inaktive oder saisonal ruhende Mitarbeiterkonten und die Kosten einer Datenmigration. Beides gehört vor Vertragsschluss schriftlich erfragt, weil es sich im Kleinbetrieb spürbar auswirkt.

Auch bei den Vertragsbedingungen lohnt ein zweiter Blick: Die 2022 eingeführten Regeln zu automatischer Verlängerung und einmonatiger Kündigungsfrist gelten nur für Verbraucherverträge. Im Geschäftsverkehr findet § 309 Nr. 9 BGB keine direkte Anwendung; längere automatische Verlängerungen sind zwischen Unternehmen grundsätzlich zulässig, auch wenn Gerichte sich über die Generalklausel des § 307 BGB teils an diesen Fristen orientieren. Ein Kleinbetrieb ist hier also kein Verbraucher.

Wie rechnet man drei Jahre ehrlich?

Ein Vergleich funktioniert nur, wenn beide Seiten auf dieselbe Nutzerzahl, dieselbe Laufzeit und denselben Funktionsumfang normiert werden. Zwei Formeln reichen dafür aus:

Angewandt auf einen Betrieb mit acht Beschäftigten und 36 Monaten Laufzeit, ausschließlich mit den oben belegten Listenpreisen und ohne interne Arbeitszeit:

Offengelegte Annahmen: acht Nutzer, 36 Monate, alle Beträge netto und Anbieter-Listenpreise mit „ab“-Charakter, abgerufen am 04.08.2026. Nicht enthalten: Onboarding, Datenmigration, interne Arbeitszeit, Ersatzchips, Zusatzmodule und Preisanpassungen während der Laufzeit. Für die Kaufvarianten ist kein Hardware-Ersatz und keine Ablösung nach Jahr 3 eingerechnet. Die Zahlen sind ein Rechenrahmen, kein Angebot und keine Empfehlung.

Der Rechenrahmen zeigt das eigentliche Argument: Der Einmalkauf gewinnt bei kleinen Teams über drei Jahre häufig auf dem Papier – aber nur, solange man Hardware-Alterung, Supportbedarf und einen möglichen Anbieterwechsel ausblendet. Umgekehrt ist ein Abo mit monatlicher Laufzeit die günstigere Fehlentscheidung, weil sie sich beenden lässt. Eine Kaufentscheidung bindet drei bis fünf Jahre an ein Gerät.

Aplano ist hier ehrlicherweise ebenfalls ein Abo: 0,50 Euro im Core-, 2,00 Euro im Basic- und 4,50 Euro im Pro-Tarif je Mitarbeiter und Monat zuzüglich Umsatzsteuer, 14 Tage kostenlos testbar. Der Unterschied zu den Jahresvertragsmodellen liegt in der Laufzeit von einem Monat – und die Grenze gehört genannt: Zeiterfassung, Auswertungen, offene Schichten, Auto-Planung, Qualifikationen und die ArbZG-Hinweise stecken erst im Pro-Tarif, für acht Personen also 36 Euro netto im Monat. Wer eine Zeiterfassung ohne Dienstplanbezug sucht, zahlt dort Funktionen mit.

Wie sich diese Beträge auf 5, 10 und 20 Beschäftigte umlegen, rechnet die Kostenseite durch. Welche Mindestausstattung ein sehr kleines Team überhaupt braucht, steht im Beitrag zu Zeiterfassung bis 10 Mitarbeiter; wie ein Start ohne eigene IT gelingt, im Beitrag zu Zeiterfassung ohne IT-Abteilung. Ein Nebeneinander der Systeme bietet der Systemvergleich.