Gilt die Erfassungspflicht auch unter zehn Beschäftigten?
Ja. Die Grundpflicht hängt nicht an einer Kopfzahl. Das Bundesarbeitsgericht hat im Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass der Betriebsrat kein Initiativrecht auf Einführung einer elektronischen Zeiterfassung hat – und zwar genau deshalb, weil eine gesetzliche Arbeitgeberpflicht bereits besteht. Hergeleitet wird sie aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung nach dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, „CCOO“). Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – also mehr als die reinen Mehrarbeitszeiten, die § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt.
Eine Kleinbetriebsschwelle enthält keine dieser Quellen. Die Betriebsgröße wirkt sich auf die angemessene Ausgestaltung aus, nicht auf das Ob: Ein Fünf-Personen-Betrieb muss keinen Systemaufwand wie ein Konzern betreiben, aber ein objektives, verlässliches und zugängliches System organisieren. Die Einordnung im Detail steht auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht.
Was steht im Referentenentwurf – und was nicht?
Das BMAS hat am 17./18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er würde die tägliche Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer ausdrücklich im Gesetz verankern und die Erfassung grundsätzlich elektronisch vorschreiben. Für Betriebe bis 10 Beschäftigte und Privathaushalte sieht er eine dauerhafte Befreiung vor – aber eben nur von der Elektronik-Pflicht.
Die Präzision, an der die meisten Zusammenfassungen scheitern
Befreit würde die Form, nicht die Pflicht. Wer unter zehn Beschäftigte hat, dürfte weiter mit Stundenzettel, Kladde oder Tabelle arbeiten. Aufzeichnen müsste er trotzdem – täglich, mit Beginn, Ende und Dauer.
Vorgesehen sind außerdem Übergangsfristen von einem Jahr allgemein, zwei Jahren für Betriebe unter 250 und fünf Jahren für Betriebe unter 50 Beschäftigten. Vertrauensarbeitszeit bliebe zulässig.
Entscheidend für die Praxis ist der Status: Der Entwurf befindet sich in der Ressort- und Verbändeabstimmung, Bundestag und Bundesrat stehen aus, und es gibt erhebliche Kritik. Bis zur Verkündung einer Gesetzesänderung ändert er an der geltenden Rechtslage nichts. Ob der Entwurf auch die Ausnahmen des § 18 ArbZG berührt, lässt sich anhand der öffentlich zugänglichen Fassung nicht belastbar sagen – diese Frage bleibt hier offen.
Welche Pflichten gelten unabhängig von der Betriebsgröße?
Neben der arbeitsschutzrechtlichen Grundpflicht steht eine zweite, davon unabhängige Vorschrift: § 17 MiLoG. Sie greift für alle Minijobber – ausgenommen Privathaushalte im Haushaltsscheckverfahren – und für sämtliche Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG: Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Sicherheitsgewerbe und Prostitutionsgewerbe.
Dort sind Beginn, Ende und Dauer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren; Verstöße können nach § 21 MiLoG mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Eine Kleinbetriebsregel im ArbZG würde daran nichts ändern. Details im Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen.
| Fall | Rechtsgrundlage | Ergebnis |
|---|---|---|
| Betrieb mit 6 Angestellten, Büro | § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG i. V. m. BAG 1 ABR 22/21 | Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer erforderlich; Form derzeit frei |
| Zwei Minijobber im selben Betrieb | § 17 Abs. 1 MiLoG | Zusätzlich: Aufzeichnung binnen 7 Tagen, Aufbewahrung 2 Jahre |
| Gaststätte mit 8 Beschäftigten | § 17 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG | Sonderpflicht für alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobs |
| Betrieb mit 9 Beschäftigten nach dem Entwurf | Referentenentwurf BMAS, 17./18.06.2026 | Wäre von der elektronischen Form befreit; Aufzeichnung bliebe Pflicht |
| Überstunden über die werktägliche Arbeitszeit hinaus | § 16 Abs. 2 ArbZG | Aufzeichnung und zweijährige Aufbewahrung, unabhängig von der Betriebsgröße |
Übersicht zur Orientierung, Stand 4. August 2026. Sie ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.
Was gehört zur Minimalausstattung?
Für ein Team unter zehn Personen genügen fünf Bestandteile – unabhängig davon, ob Papier, Tabelle oder Software zum Einsatz kommt.
- Tagesdatensatz je Person: Datum, Beginn, Ende, Pausen und die daraus errechnete Dauer.
- Zeitnähe: Eintrag am Arbeitstag oder kurz danach; im Bereich des § 17 MiLoG spätestens nach sieben Kalendertagen.
- Nachvollziehbare Korrekturen: Wer hat wann was geändert und warum. Eine überschriebene Tabellenzelle erfüllt das nicht.
- Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre, lesbar und auffindbar – auch nach einem Geräte- oder Softwarewechsel.
- Eine schriftliche Regel: Wann wird eingetragen, wer trägt nach, wer gibt frei. Ohne diese Absprache erzeugt jedes System nur präzise unklare Daten.
Wie lange welcher Nachweis konkret aufzubewahren ist, klärt der Beitrag zu Arbeitszeitnachweisen und Aufbewahrungsfristen.
Welche Werkzeuge reichen für bis zu zehn Personen?
Bei dieser Größe ist nicht der Funktionsumfang der Engpass, sondern die Disziplin im Alltag.
Tabellenblatt (Excel oder Google Sheets). Der ehrliche Nullkosten-Klassiker, sofern die Lizenz ohnehin vorhanden ist; der reale Kostenpunkt ist Arbeitszeit. Er erfüllt die Formanforderungen der heutigen Rechtslage und würde sie auch nach der geplanten Kleinbetriebsregel erfüllen. Schwachstelle bleibt die fehlende Änderungshistorie: Wer eine Zelle überschreibt, hinterlässt keinen Vermerk.
Reine Zeiterfassungs-Tools. clockodo berechnet 4 Euro (Basic), 8 Euro (Pro) oder 10 Euro (Pro Plus) je Nutzer und Monat, testbar 14 Tage. Crewmeister beginnt bei Jahresabrechnung ab 1,50 Euro (Go), ab 2 Euro (Easy) und ab 3 Euro (Pro) je Nutzer und Monat – vorausgesetzt, es werden keine Zusatzmodule benötigt.
Pauschaltarife. Timebutler rechnet nicht pro Kopf, sondern in Staffeln: 29,95 Euro monatlich bis fünf Nutzer, 59,95 Euro ab sechs Nutzern (deckt bis 35 ab), Testphase sechs Wochen. Für genau zehn Personen ist das teurer als ein Pro-Kopf-Modell, für ein wachsendes Team günstiger – die Staffel muss also zur erwarteten Größe passen.
Die Bildrechte liegen bei den jeweiligen Anbietern. Die Aufnahmen zeigen die öffentlichen Startseiten im August 2026 und sind rein illustrativ.
Zeiterfassung mit Dienstplanbezug. Wenn im Betrieb Schichten wechseln, ist die Trennung zwischen Plan und Ist die eigentliche Arbeit. Aplano verbindet beides in einer Oberfläche und rechnet pro Mitarbeiter und Monat ab: 0,50 Euro im Core-, 2,00 Euro im Basic- und 4,50 Euro im Pro-Tarif, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer, mit einmonatiger Laufzeit und 14 Tagen kostenlosem Test. Die Grenze gehört klar benannt: Zeiterfassung, Auswertungen, offene Schichten, Auto-Planung, Qualifikationen und die ArbZG-Hinweise stecken erst im Pro-Tarif – für zehn Personen also 45 Euro netto im Monat. Wer nur Stunden dokumentieren will und keinen Dienstplan führt, zahlt dafür Funktionen mit, die er nicht braucht.
Wer ganz ohne laufende Kosten auskommen will, findet die belegbaren Möglichkeiten und ihre engen Grenzen im Beitrag zu Zeiterfassung ohne Abo. Monatsrechnungen für 5, 10 und 20 Beschäftigte stehen auf der Kostenseite, ein Nebeneinander der Systeme im Systemvergleich.
Was ein Betrieb dieser Größe nicht braucht
Ebenso wichtig wie die Minimalausstattung ist die Gegenliste. Vier Dinge werden bei kleinen Teams regelmäßig gekauft oder befürchtet, obwohl sie weder rechtlich gefordert noch praktisch sinnvoll sind.
Biometrisches Terminal
Fingerabdruckdaten fallen unter Art. 9 DSGVO. Das LAG Berlin-Brandenburg hat am 4. Juni 2020 (10 Sa 2130/19) bestätigt, dass ein biometrisches Zeiterfassungssystem „in der Regel“ nicht erforderlich ist, weil mildere Mittel existieren.
Dedizierte Hardware
Eine Stempeluhr ist keine Rechtspflicht. Browser, Smartphone oder ein vorhandenes Tablet als Station genügen. Der Beitrag zum Einstieg ohne IT-Abteilung beschreibt den Weg.
HR-Suite
Personalakte, Recruiting und Onboarding lösen kein Erfassungsproblem, verlängern aber die Einführung und binden Budget. Sinnvoll erst, wenn der Betrieb aus Insellösungen herauswächst.
Mitbestimmungsverfahren ohne Betriebsrat
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG setzt einen bestehenden Betriebsrat voraus. Wo keiner gewählt ist, entfällt das Verfahren – die Aufzeichnungspflicht selbst bleibt davon unberührt.
Zwei Fehlannahmen halten sich hartnäckig. Erstens: Vertrauensarbeitszeit ersetze die Erfassung. Sie bleibt zulässig, entbindet aber nicht von der Aufzeichnung. Zweitens: Homeoffice sei ausgenommen. Das Arbeitszeitgesetz unterscheidet nicht nach Arbeitsort; frei ist lediglich die Art der Erfassung, und die Eintragung darf laut BAG delegiert werden. Wie Pausen und Mehrarbeit dabei sauber entstehen, zeigt der Beitrag zu Pausen und Überstunden.
Häufige Fragen
Sind Betriebe bis 10 Mitarbeiter von der Zeiterfassung befreit?
Nein. Die im BMAS-Referentenentwurf vom 17./18. Juni 2026 vorgesehene Erleichterung befreit Betriebe bis 10 Beschäftigte ausschließlich von der elektronischen Erfassung. Die Aufzeichnungspflicht selbst bliebe bestehen; Papier oder eine Tabelle würden dann genügen. Zudem ist der Entwurf noch kein geltendes Recht.
Reicht eine Excel-Tabelle für ein Team von zehn Personen?
Nach der aktuellen Rechtslage gibt es keine allgemeine Formvorschrift, eine Tabelle kann also genügen. Ihre Schwäche ist die fehlende Änderungshistorie: Überschriebene Zellen lassen sich nicht mehr nachvollziehen. Wer Korrekturen und Freigaben belegen können muss, stößt damit schnell an Grenzen.
Gilt § 17 MiLoG auch, wenn der Betrieb unter zehn Beschäftigte hat?
Ja. § 17 MiLoG knüpft nicht an die Betriebsgröße an, sondern an die Beschäftigungsart und die Branche. Betroffen sind alle Minijobber sowie sämtliche Beschäftigte in den Wirtschaftsbereichen des § 2a SchwarzArbG. Dort sind Beginn, Ende und Dauer binnen sieben Kalendertagen aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Was muss ein Kleinbetrieb mindestens dokumentieren?
Je Person und Arbeitstag: Datum, Beginn, Ende, Pausen und die daraus errechnete Dauer. Dazu ein nachvollziehbarer Vermerk bei Korrekturen, eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren und eine schriftliche betriebliche Regel, wer wann einträgt und wer freigibt.
Muss ein Kleinbetrieb ein Terminal oder eine Stempeluhr anschaffen?
Nein. Es gibt keine Pflicht zu bestimmter Hardware. Browser, Smartphone-App oder ein vorhandenes Tablet als gemeinsame Station reichen aus. Biometrische Verfahren sind zusätzlich rechtlich heikel: Das LAG Berlin-Brandenburg hat 2020 entschieden, dass sie in der Regel nicht erforderlich sind, weil mildere Mittel zur Verfügung stehen.
Quellen und Stand
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Volltext, PDF).
- § 3 ArbSchG, § 16 ArbZG und § 18 ArbZG.
- § 17 MiLoG und § 2a SchwarzArbG – Aufzeichnungspflicht und betroffene Wirtschaftsbereiche.
- BMAS: FAQ Arbeitszeiterfassung; Referentenentwurf zur Änderung des ArbZG vom 17./18.06.2026, Stand der Ressort- und Verbändeabstimmung.
- LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 04.06.2020 – 10 Sa 2130/19 (Berufung gegen ArbG Berlin, 16.10.2019 – 29 Ca 5451/19) zur biometrischen Zeiterfassung.
- Anbieterpreise, abgerufen am 04.08.2026: clockodo, Crewmeister, Timebutler, Aplano.
Redaktionelle Prüfung: Redaktion zeiterfassung-kleinbetrieb.de. Stand 4. August 2026. Alle Preis- und Funktionsangaben ohne Gewähr; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Die Rechtsinhalte ersetzen keine Beratung im Einzelfall.