Arbeitszeitnachweise aufbewahren: welche Frist wirklich gilt

Warum es nicht die eine Frist gibt

Ein Stundenzettel ist selten nur ein Stundenzettel. Er belegt gleichzeitig drei Dinge: die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, die Zahlung des Mindestlohns und die Höhe des abgerechneten Entgelts. Jedes dieser Regelwerke hat eine eigene Aufbewahrungsfrist, und die längste davon bestimmt in der Praxis, wie lange die Unterlage im Betrieb bleiben muss. Wer nach zwei Jahren vernichtet, weil das Arbeitszeitgesetz nur zwei Jahre verlangt, steht bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung ohne Nachweis da.

Im Kleinbetrieb fällt das besonders auf, weil dort dieselbe Person die Zeiten erfasst, die Abrechnung vorbereitet und die Ordner aufräumt. Eine saubere Trennung nach Zweck existiert selten – umso wichtiger ist eine einheitliche Frist, die alle Zwecke abdeckt.

Die arbeitsrechtliche Mindestfrist: zwei Jahre

§ 16 Abs. 2 ArbZG verpflichtet Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Nachweise mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Vorschrift ist älter als die heutige Erfassungspflicht und deckt deshalb nur den Überstundenanteil ab – nicht den gesamten Arbeitstag.

Deutlich schärfer ist § 17 MiLoG. Er verlangt für Minijobber und für sämtliche Beschäftigte in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags. Auch hier gilt: mindestens zwei Jahre aufbewahren, kontrolliert wird von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls. Was das für Aushilfen konkret bedeutet, behandelt der Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen.

Die allgemeine Pflicht, die gesamte Arbeitszeit zu erfassen, folgt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Sie nennt selbst keine Aufbewahrungsfrist – praktisch orientiert sich die Aufbewahrung deshalb an den Fristen oben. Der Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 würde die elektronische Aufzeichnung und eine Aufbewahrungspflicht ausdrücklich regeln, ist aber weiterhin kein geltendes Recht.

Wenn aus dem Stundenzettel eine Lohnunterlage wird

Sobald die erfassten Stunden in die Abrechnung einfließen – bei Stundenlohn, Zuschlägen, Überstundenauszahlung oder beim Nachweis der Mindestlohn-Einhaltung –, wird der Nachweis zum Beleg zum Lohnkonto. Damit greift § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: Das Lohnkonto und die zugehörigen Belege sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt.

Parallel dazu verlangt § 165 Abs. 4 SGB VII, Entgeltnachweise mit Angaben zu den geleisteten Arbeitsstunden fünf Jahre aufzubewahren – sie sind die Grundlage des Lohnnachweises an die Berufsgenossenschaft. Und wer Lohn- und Gehaltslisten als Buchungsbelege führt, landet bei § 147 AO: Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren; zuvor waren es zehn Jahre, verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.

Fristbeginn richtig rechnen

Die Fristen laufen nicht ab dem Arbeitstag, sondern in der Regel ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist. Ein Stundennachweis aus März 2026, der in die Abrechnung eingeflossen ist, beginnt seine Sechsjahresfrist also am 31. Dezember 2026 und endet am 31. Dezember 2032. Wer stattdessen ab dem Erfassungsmonat rechnet, vernichtet regelmäßig zu früh.

Papier, PDF oder System – welche Form zulässig ist

Weder das Arbeitszeitgesetz noch das Mindestlohngesetz schreiben eine bestimmte Form vor. Zulässig ist die Aufbewahrung auf Papier ebenso wie digital, solange die Aufzeichnungen vollständig, lesbar und für die Prüfbehörde verfügbar sind. Drei Punkte entscheiden über die Belastbarkeit:

• Unveränderbarkeit: Nachträgliche Korrekturen müssen als Korrektur erkennbar bleiben, samt Zeitpunkt, Grund und freigebender Person. Eine still überschriebene Zelle entwertet den Nachweis.
• Vollständigkeit: Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag, dazu Pausen – aus der Aufzeichnung muss die tatsächliche Arbeitsdauer hervorgehen.
• Verfügbarkeit: Die Unterlagen müssen im Prüfungsfall vorgelegt werden können, in den § 2a-Branchen auch im Inland und in deutscher Sprache.

Genau hier scheitern Excel-Tabellen und lose Zettel: Sie erfüllen die Anforderungen technisch, aber nur, solange niemand die Historie überschreibt oder eine Datei verlegt. Ein System, das jede Buchung protokolliert, nimmt dem Betrieb diese Organisationsarbeit ab.

Löschen ist ebenfalls Pflicht

Aufbewahren ist die eine Hälfte, Löschen die andere. Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten; nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen sie nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert. Ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen und besteht kein anderer Grund – etwa ein laufendes Verfahren –, greift die Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO.

Praktisch heißt das: ein kurzes Löschkonzept, das je Unterlagenart Frist, Fristbeginn und Verantwortlichkeit festhält, und ein fester Termin einmal im Jahr, an dem abgelaufene Jahrgänge tatsächlich entfernt werden. Zwei Seiten reichen dafür im Kleinbetrieb aus.

Wie eine App die Fristen im Griff hält

Eine digitale Zeiterfassung löst das Aufbewahrungsproblem nicht automatisch, aber sie verlagert es vom Ordner in ein System, das Struktur mitbringt. Zeiten liegen taggleich vor, was die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG von selbst einhält; Korrekturen laufen über einen Antrag mit Freigabe und bleiben damit nachvollziehbar; Auswertungen und Exporte erzeugen den Nachweis für einen beliebigen Zeitraum, ohne dass jemand Zettel sortiert.

Bei Aplano etwa erfassen Beschäftigte per App, Browser oder Tablet-Terminal, Pausen fließen in die Berechnung ein, und Auswertungen lassen sich als Datei exportieren und archivieren. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar; auf Capterra steht die Plattform bei 4,8 von 5 aus 113 Bewertungen, auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 aus 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Welche Angaben rechtlich verlangt sind, ordnet die Seite zur Zeiterfassungspflicht ein; die laufenden Kosten rechnet die Kostenseite für 5, 10 und 20 Beschäftigte durch.