Arbeitszeugnis: Anspruch, Formulierungen und qualifiziertes Zeugnis – Leitfaden für Kleinbetriebe

Der Anspruch nach § 109 GewO

Rechtsgrundlage für Arbeitnehmer ist § 109 Gewerbeordnung. Die Vorschrift gilt für alle Arbeitsverhältnisse, nicht nur für Gewerbebetriebe; § 630 BGB verweist für Arbeitnehmer ausdrücklich darauf. Für Auszubildende enthält § 16 BBiG eine eigene, ähnlich aufgebaute Regelung. Eine Mindestbeschäftigungsdauer, eine Betriebsgrößenschwelle oder eine Ausnahme für geringfügig Beschäftigte gibt es nicht. Auch wer nach drei Wochen in der Probezeit geht, kann ein Zeugnis verlangen – es fällt dann entsprechend knapp aus.

§ 109 GewO enthält drei Kernaussagen. Absatz 1: Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten; auf Verlangen der beschäftigten Person erstreckt es sich auch auf Leistung und Verhalten. Absatz 2: Es muss klar und verständlich formuliert sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere als die aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage treffen sollen. Absatz 3: Mit Einwilligung der beschäftigten Person kann das Zeugnis in elektronischer Form erteilt werden – diese Möglichkeit besteht seit dem 1. Januar 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz.

Das Zeugnis ist eine sogenannte Holschuld: Der Arbeitgeber muss es zur Abholung im Betrieb bereithalten, ist aber grundsätzlich nicht verpflichtet, es zuzusenden (BAG, 08.03.1995 – 5 AZR 848/93). Ist die Abholung unzumutbar, etwa weil die Person weit weggezogen ist, kann sich aus Treu und Glauben eine Pflicht zur Zusendung ergeben. Im kleinen Betrieb ist das Zusenden ohnehin meist der einfachere Weg.

Einfaches, qualifiziertes und Zwischenzeugnis

Welche Zeugnisart geschuldet ist, entscheidet die beschäftigte Person. Der Arbeitgeber darf nicht von sich aus ein qualifiziertes Zeugnis ausstellen, wenn nur ein einfaches verlangt wurde – etwa, weil die Beurteilung schlecht ausfallen würde und die Person das lieber vermeidet.

Zwischenzeugnis: Ein ausdrücklicher gesetzlicher Anspruch fehlt; er wird aus der arbeitsvertraglichen Rücksichtnahmepflicht abgeleitet und setzt einen triftigen Grund voraus. Manche Tarifverträge regeln ihn ausdrücklich. Wichtig für Arbeitgeber: Ein einmal erteiltes Zwischenzeugnis bindet. Beim späteren Endzeugnis darf nur abgewichen werden, wenn sich Leistung oder Verhalten danach tatsächlich verändert haben – das hat das BAG auch für den Fall eines Betriebsübergangs bestätigt (16.10.2007 – 9 AZR 248/07). Wer ein Zwischenzeugnis großzügig formuliert, legt damit die Messlatte für das Endzeugnis fest.

Vorläufiges Zeugnis bei Kündigung: Nach verbreiteter Auffassung in Rechtsprechung und Literatur wird der Zeugnisanspruch nicht erst am letzten Arbeitstag fällig, sondern schon, wenn das Ende absehbar ist – in der Regel mit Zugang der Kündigung. Beschäftigte brauchen das Dokument schließlich für Bewerbungen während der Kündigungsfrist. Mit dem Ausscheiden wird das vorläufige Zeugnis gegen ein Endzeugnis getauscht, das inhaltlich nur abweichen darf, wenn es dafür einen sachlichen Anlass gibt. Was bei der Kündigung im Kleinbetrieb sonst zu beachten ist, beschreibt der Beitrag zum Kündigungsschutz im Kleinbetrieb.

Fristen, Verjährung und Ausschlussfristen

Eine feste Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber das Zeugnis ausstellen muss, nennt das Gesetz nicht. Ist es verlangt und fällig, muss es in angemessener Zeit erteilt werden; in der Praxis gelten wenige Tage bis zwei Wochen als üblich. Wer das Zeugnis verzögert, riskiert Schadensersatz, wenn die Person nachweislich deswegen eine Stelle nicht bekommen hat – ein solcher Nachweis gelingt allerdings selten.

Praktisch heißt das: Auch eine Anfrage, die zwei Jahre nach dem Ausscheiden eintrifft, ist ernst zu nehmen. Je länger das Ende zurückliegt, desto wichtiger werden schriftliche Unterlagen, denn die Erinnerung an Aufgaben und Leistung verblasst schnell. Wie lange Arbeitszeitnachweise ohnehin aufzubewahren sind, steht im Beitrag zu Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise.

Wahrheit und Wohlwollen

Das Arbeitszeugnis hat zwei Adressaten: die beschäftigte Person, die es für ihr berufliches Fortkommen braucht, und künftige Arbeitgeber, die sich darauf verlassen wollen. Daraus folgen die beiden Grundsätze, die das BAG in ständiger Rechtsprechung betont. Das Zeugnis muss wahr sein – es darf nichts Falsches enthalten und nichts Wesentliches auslassen, was ein Dritter erwarten würde. Und es muss von verständigem Wohlwollen getragen sein, darf also das weitere Berufsleben nicht unnötig erschweren.

Bei einem Konflikt geht die Wahrheit vor. Im Urteil vom 18. November 2014 (9 AZR 584/13) hat das BAG ausdrücklich festgehalten, dass eine verbreitete Praxis von Gefälligkeitszeugnissen keinen Anspruch auf eine bessere Note begründet. Wohlwollen bedeutet deshalb nicht Schönfärberei, sondern: Schwächen werden nicht ausgebreitet, einmalige Vorfälle bleiben in der Regel unerwähnt, und die Beurteilung stützt sich auf das Gesamtbild über die ganze Beschäftigungsdauer.

Was in ein Zeugnis gehört und was nicht, lässt sich daran messen, ob es für die Beurteilung der beruflichen Eignung relevant ist. Krankheitszeiten, Betriebsratstätigkeit, Gewerkschaftszugehörigkeit oder der Kündigungsgrund gehören grundsätzlich nicht hinein. Eine Elternzeit darf nur erwähnt werden, wenn sie nach Lage und Dauer eine wesentliche tatsächliche Unterbrechung war und ohne den Hinweis ein falscher Eindruck über die Grundlage der Beurteilung entstünde (BAG, 10.05.2005 – 9 AZR 261/04).

Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Ein qualifiziertes Zeugnis folgt in der Praxis einer festen Reihenfolge. Weicht ein Zeugnis davon stark ab oder fehlt ein Baustein, fällt das geübten Lesern auf.

Eine Beurteilung in Tabellenform mit Schulnoten genügt nicht: Das BAG hat am 27. April 2021 (9 AZR 262/20) entschieden, dass ein an ein Schulzeugnis angelehntes Notenraster den Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis regelmäßig nicht erfüllt, weil individuelle Hervorhebungen nur im Fließtext gelingen. Im selben Fall war auch die Tätigkeitsbeschreibung zu dürftig.

Notenskala und Zeugnissprache: Formulierungen im Überblick

Die zusammenfassende Leistungsbeurteilung wird in der Praxis über die sogenannte Zufriedenheitsskala ausgedrückt. Die Zuordnung der Formulierungen zu Schulnoten ist nicht gesetzlich festgelegt, aber in der Arbeitswelt so verbreitet, dass Leser sie kennen. Das BAG geht davon aus, dass „zur vollen Zufriedenheit“ einer befriedigenden, also durchschnittlichen Leistung entspricht und für ein „gut“ das Zeitmoment „stets“, „immer“ oder „durchgehend“ hinzukommen muss (BAG 9 AZR 584/13).

Neben der Endnote prägen weitere Formulierungen das Gesamtbild. Einige typische Muster:

§ 109 Abs. 2 GewO verbietet verdeckte Aussagen ausdrücklich. Ob eine Formulierung ein unzulässiger „Geheimcode“ ist oder schlicht eine durchschnittliche Bewertung, ist im Einzelfall oft umstritten. Für den Kleinbetrieb ist die sicherste Strategie: klar formulieren, positive Leistungen konkret benennen, keine Ironie und keine doppeldeutigen Bilder verwenden und Auslassungen vermeiden, die ein Leser erwarten würde – etwa die Ehrlichkeit bei Beschäftigten mit Kassenverantwortung.

Beweislast: Wer muss was belegen?

Das BAG nimmt die Note befriedigend als Ausgangspunkt. Verlangt eine beschäftigte Person ein besseres Zeugnis, muss sie Tatsachen vortragen und beweisen, die eine überdurchschnittliche Leistung belegen (BAG, 14.10.2003 – 9 AZR 12/03; bestätigt in 9 AZR 584/13). Will der Arbeitgeber unter befriedigend bleiben, liegt die Darlegungs- und Beweislast bei ihm. Für kleine Betriebe folgt daraus: Wer ein „ausreichend“ vergibt, sollte konkrete, dokumentierte Gründe haben – etwa Abmahnungen, Gesprächsnotizen oder nachweisbare Fehler. Wie solche Gespräche sachlich vorbereitet und festgehalten werden, zeigt der Beitrag zum Mitarbeitergespräch im Kleinbetrieb.

Schlussformel: üblich, aber kein Anspruch

Ein Satz wie „Wir bedauern ihr Ausscheiden, danken ihr für die stets gute Zusammenarbeit und wünschen ihr für die Zukunft alles Gute und weiterhin viel Erfolg“ steht in den meisten Zeugnissen. Einen Rechtsanspruch darauf gibt es nicht. Das BAG hat am 11. Dezember 2012 (9 AZR 227/11) entschieden, dass persönliche Empfindungen des Arbeitgebers wie Dank oder gute Wünsche nicht zum gesetzlich geschuldeten Inhalt gehören. Ist die beschäftigte Person mit einer vorhandenen Schlussformel nicht einverstanden, kann sie nur ein Zeugnis ohne Schlussformel verlangen, keine umformulierte Fassung. Am 25. Januar 2022 (9 AZR 146/21) hat der Senat das bestätigt und klargestellt, dass sich ein Anspruch auch nicht aus der Rücksichtnahmepflicht nach § 241 Abs. 2 BGB ergibt.

In der Praxis ist eine fehlende Schlussformel dennoch auffällig, gerade bei guten Noten. Wer keinen Streit will, formuliert die Schlussformel passend zur Gesamtnote. Eine Schlussformel, die der Bewertung im Text widerspricht – etwa ein knapper Gruß nach einer sehr guten Beurteilung –, kann Zweifel an der Note wecken.

Form, Unterschrift und elektronisches Zeugnis

Die äußere Form ist Teil des Anspruchs. Die Rechtsprechung hat dazu klare Linien gezogen:

• Papier: Verwendet der Betrieb üblicherweise Geschäftspapier, gehört das Zeugnis auf den Firmenbogen (BAG, 03.03.1993 – 5 AZR 182/92). Flecken, Korrekturen oder Durchstreichungen sind unzulässig.
• Falten: Zweimaliges Falten für einen üblichen Geschäftsumschlag ist erlaubt, wenn das Original kopierfähig bleibt und die Knicke auf Kopien nicht stören (BAG, 21.09.1999 – 9 AZR 893/98).
• Unterschrift: Das Zeugnis ist eigenhändig zu unterschreiben. Unterzeichnet nicht der Inhaber oder die Geschäftsführung selbst, muss die unterzeichnende Person ranghöher als die beurteilte Person sein, und ihre Weisungsbefugnis muss aus dem Zeugnis erkennbar sein (BAG, 26.06.2001 – 9 AZR 392/00; 04.10.2005 – 9 AZR 507/04). Im Kleinbetrieb unterschreibt deshalb am besten die Inhaberin oder der Geschäftsführer.
• Datum: Das Endzeugnis trägt üblicherweise das Datum des rechtlichen Endes des Arbeitsverhältnisses, auch wenn es später ausgestellt oder berichtigt wird.
• Elektronische Form: Seit dem 1. Januar 2025 kann das Zeugnis mit Einwilligung der beschäftigten Person elektronisch erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO). Gemeint ist die elektronische Form nach § 126a BGB, also mit qualifizierter elektronischer Signatur. Ein eingescanntes PDF per E-Mail genügt nicht.

Arbeitszeitnachweise als Grundlage für Tätigkeit und Beurteilung

Der häufigste Fehler in Zeugnissen kleiner Betriebe ist nicht die falsche Note, sondern eine dünne, ungenaue Tätigkeitsbeschreibung. Ohne Personalabteilung gibt es keine Stellenbeschreibung, keine Beurteilungsbögen und oft keine Unterlagen darüber, welche Aufgaben im Lauf der Jahre dazugekommen sind. Hier sind die Daten aus der Zeiterfassung und Dienstplanung nützlicher, als man zunächst denkt:

Zwei Grenzen sind dabei wichtig. Erstens gehören Überstundenzahlen, Krankheitstage oder Minutenwerte nicht ins Zeugnis; die Daten dienen nur dazu, die Aussagen im Text richtig und belegbar zu machen. Zweitens sind Arbeitszeitdaten zweckgebunden. Sie für die Erstellung des Zeugnisses heranzuziehen, ist Teil der Abwicklung des Arbeitsverhältnisses; eine heimliche Leistungsbewertung über Stempelzeiten wäre es nicht. Welche Daten die Zeiterfassung überhaupt enthalten darf, erläutert der Beitrag zu Zeiterfassung und Datenschutz; welche Erfassung gesetzlich verlangt ist, die Seite zur Zeiterfassungspflicht.

Ein System, in dem Arbeitszeiten, Dienstpläne und Abwesenheiten über Jahre gemeinsam gespeichert sind, macht die Recherche für ein Zeugnis zur Sache von Minuten. Im Systemvergleich stehen mehrere Lösungen nebeneinander. In Aplano etwa lassen sich Schichthistorie, Zeiterfassung und Abwesenheiten je Person auswerten und exportieren; Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten. Die Bewertung von Leistung und Verhalten bleibt dabei Aufgabe der Person, die das Zeugnis unterschreibt.

Ablauf im Kleinbetrieb ohne Personalabteilung

1. Anfrage festhalten: Datum der Anfrage und gewünschte Zeugnisart (einfach oder qualifiziert, Zwischen- oder Endzeugnis) notieren.
2. Daten sammeln: Beschäftigungszeitraum, Position, Arbeitszeitmodell, Einsatzbereiche und Zusatzaufgaben aus Personalakte, Dienstplan und Zeiterfassung ziehen; ein früheres Zwischenzeugnis heraussuchen.
3. Selbstauskunft einholen: Die beschäftigte Person um eine Liste ihrer Aufgaben bitten. Ein eigener Zeugnisentwurf der Person ist zulässig, entbindet aber nicht von der eigenen Prüfung auf Wahrheit.
4. Beurteilen: Leistung und Verhalten über die gesamte Beschäftigungsdauer bewerten; bei Noten unter befriedigend die Gründe dokumentieren.
5. Formulieren: Bausteine in der üblichen Reihenfolge, Endnote und Schlussformel stimmig zueinander.
6. Formal prüfen: Firmenbogen, Datum des Ausscheidens, eigenhändige Unterschrift einer ranghöheren Person, keine Tippfehler.
7. Übergeben und ablegen: Original aushändigen oder zusenden, Kopie und Unterlagen zur Personalakte; Berichtigungswünsche zügig prüfen.

Kommt es zu einem Berichtigungsverlangen, lohnt meist ein Gespräch vor dem Gang zum Arbeitsgericht. Eine Zeugnisberichtigungsklage kostet beide Seiten Zeit; sie ist nur dann sinnvoll für den Betrieb, wenn eine schlechtere Note gut dokumentiert ist. Was zum letzten Arbeitstag sonst abgerechnet werden muss – Resturlaub, Stundenkonto, letzte Zeitnachweise –, beschreibt der Beitrag zur Kündigungsfrist in der Probezeit.

Die Hinweise ersetzen keine Prüfung im Einzelfall. Bei einem Rechtsstreit über Note oder Inhalt ist arbeitsrechtliche Beratung sinnvoll.