Personalfragebogen: Pflichtangaben, Datenschutz und Checkliste für Kleinbetriebe

Wozu der Personalfragebogen dient

Zwischen Vertragsunterschrift und erster Schicht liegen in einem Kleinbetrieb oft nur wenige Tage. In dieser Zeit muss der Betrieb die neue Person bei der Krankenkasse anmelden, die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale abrufen, in manchen Branchen eine Sofortmeldung abgeben und das Lohnkonto anlegen. Für all das braucht er Daten, die er aus der Bewerbung nicht kennt oder nicht verwenden darf. Der Personalfragebogen bündelt diese Angaben in einem Dokument, das die Person selbst ausfüllt und unterschreibt.

Drei Abgrenzungen helfen bei der Einordnung. Der Personalfragebogen ist kein Bewerberfragebogen: Vor der Einstellungsentscheidung gelten engere Grenzen, und Daten wie Bankverbindung oder Steuer-ID haben im Auswahlverfahren nichts zu suchen. Er ist kein Arbeitsvertrag und kein Nachweis der Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz – die Informationspflichten laufen in die andere Richtung, vom Betrieb zur beschäftigten Person. Und er ist keine Personalakte, sondern ihr erstes Dokument. Für geringfügig Beschäftigte hebt die Minijob-Zentrale ausdrücklich hervor, dass der Personalfragebogen zu den Entgeltunterlagen gehört und bei einer Betriebsprüfung als Nachweis dient; er ist dort also mehr als eine interne Arbeitshilfe.

Hat der Betrieb einen Betriebsrat, gilt zusätzlich § 94 Abs. 1 BetrVG: Personalfragebogen bedürfen seiner Zustimmung. In den meisten Kleinbetrieben gibt es keinen Betriebsrat, die inhaltlichen Grenzen des Fragerechts gelten aber unabhängig davon.

Die Felder im Überblick: erforderlich, bedingt, freiwillig

Die folgende Tabelle ordnet die üblichen Felder danach, ob der Betrieb sie für eine gesetzliche Pflicht oder die Vertragsdurchführung braucht, ob sie nur in bestimmten Fällen nötig sind oder ob die Angabe freiwillig bleiben muss. „Erforderlich“ heißt dabei: Ohne die Angabe kann der Betrieb seine Melde- oder Abrechnungspflichten nicht erfüllen.

Zwei Felder fehlen in der Tabelle bewusst: Konfession und Steuerklasse. Beides liefert das Bundeszentralamt für Steuern über die ELStAM. Das Kirchensteuerabzugsmerkmal ist nach § 39e Abs. 3 EStG Teil dieser Daten, Steuerklasse und Kinderfreibeträge ebenfalls. Ein Betrieb, der die Religionszugehörigkeit zusätzlich im Fragebogen abfragt, erhebt ein besonders geschütztes Datum, das er nicht braucht.

Minijob und kurzfristige Beschäftigung: die heiklen Felder

Bei Aushilfen entscheidet der Personalfragebogen darüber, ob die Beschäftigung überhaupt als Minijob abgerechnet werden darf. Die Verdienstgrenze liegt 2026 bei 603 Euro im Monat (13,90 Euro Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet), im Jahr also 7.236 Euro. Mehrere Minijobs bei verschiedenen Arbeitgebern werden nach § 8 Abs. 2 SGB IV zusammengerechnet; neben einer versicherungspflichtigen Hauptbeschäftigung bleibt ein Minijob frei, jeder weitere wird mit der Hauptbeschäftigung zusammengerechnet. Der Betrieb kennt die anderen Arbeitsverhältnisse nur aus der Erklärung der Person – deshalb gehört die Frage nach weiteren Beschäftigungen samt Verdienst in jeden Minijob-Fragebogen, und zwar mit der Verpflichtung, spätere Änderungen mitzuteilen.

Das zweite Pflichtfeld ist die Rentenversicherung. Minijobber im gewerblichen Bereich sind grundsätzlich rentenversicherungspflichtig, können sich aber nach § 6 Abs. 1b SGB VI befreien lassen. Der Antrag geht schriftlich oder elektronisch an den Arbeitgeber, nicht an die Rentenversicherung. Meldet der Betrieb ihn innerhalb von sechs Wochen nach Zugang an die Minijob-Zentrale, wirkt die Befreiung ab Beginn des Monats, in dem der Antrag beim Arbeitgeber eingegangen ist. Der Antrag ist für die Dauer der Beschäftigung bindend und kann bei mehreren Minijobs nur einheitlich gestellt werden. Der Betrieb muss ihn mit Eingangsdatum zu den Entgeltunterlagen nehmen (§ 8 Abs. 2 Nr. 4a BeitrVV).

Bei kurzfristig Beschäftigten fragt der Fragebogen nach Vorbeschäftigungen im laufenden Kalenderjahr, denn die Zeitgrenze gilt für alle kurzfristigen Beschäftigungen zusammen. Außerdem muss der Betrieb in der Meldung angeben, wie die Person krankenversichert ist, und den Nachweis dazu ebenfalls zu den Entgeltunterlagen nehmen (§ 8 Abs. 2 Nr. 7 und 7a BeitrVV). Wie die Arbeitszeit von Minijobbern und Aushilfen anschließend dokumentiert wird, behandelt der Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen; für Praktikanten gelten eigene Regeln, die im Beitrag zu Praktikanten im Kleinbetrieb stehen.

Datenschutz: welche Rechtsgrundlage heute trägt

Lange stützten Arbeitgeber und Musterformulare die Verarbeitung von Beschäftigtendaten auf § 26 Abs. 1 BDSG. Diese Grundlage ist wackelig geworden. Der Europäische Gerichtshof hat am 30.03.2023 (C-34/21) entschieden, dass nationale Beschäftigtendatenschutzregeln nur dann als „spezifischere Vorschriften“ im Sinne von Art. 88 DSGVO gelten, wenn sie besondere Maßnahmen zum Schutz der Beschäftigten enthalten und nicht bloß wiederholen, was die DSGVO ohnehin sagt. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus mit Urteil vom 08.05.2025 (8 AZR 209/21) den Schluss gezogen, dass § 26 Abs. 1 BDSG diese Anforderungen nicht erfüllt und unangewendet bleiben muss.

Für den Personalfragebogen ändert das im Ergebnis wenig, in der Begründung aber einiges. Die meisten Felder lassen sich direkt auf die DSGVO stützen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung): Steuer-ID, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Angaben zu weiteren Beschäftigungen, Aufenthaltstitel – alles, was Melde-, Steuer- oder Aufbewahrungspflichten verlangen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung): Bankverbindung, Anschrift für Post aus dem Arbeitsverhältnis, vereinbarte Arbeitszeit.
• Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO: besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten, etwa eine freiwillig mitgeteilte Schwerbehinderung, soweit sie zur Ausübung von Rechten aus dem Arbeits- und Sozialrecht verarbeitet werden. § 26 Abs. 3 BDSG konkretisiert das; ob diese Vorschrift den Maßstäben des EuGH standhält, ist höchstrichterlich nicht abschließend geklärt.
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): nur für echte Zusatzangaben wie einen Notfallkontakt oder die private Handynummer. Wegen der Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis muss die Freiwilligkeit erkennbar sein, und die Angabe darf keine Voraussetzung für die Einstellung sein.

Ein eigenes Beschäftigtendatengesetz, das diese Lücke schließen soll, ist angekündigt. Ein Referentenentwurf vom 08.10.2024 ist mit dem Ende der damaligen Koalition gescheitert; mit Stand September 2026 gibt es keinen beschlossenen Nachfolger. Unabhängig von der Rechtsgrundlage gilt die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO: Mit dem Fragebogen – oder spätestens beim Erheben – muss die Person erfahren, wofür die Daten verwendet werden, an wen sie gehen (Krankenkasse, Finanzamt, gegebenenfalls ein Lohnbüro als Auftragsverarbeiter) und wie lange sie gespeichert werden. Ein kurzer Datenschutzhinweis auf der Rückseite des Formulars erfüllt das. Wie dieselben Grundsätze bei der Zeiterfassung selbst greifen, zeigt der Beitrag Zeiterfassung und Datenschutz.

Was nicht in den Personalfragebogen gehört

Das Fragerecht des Arbeitgebers reicht so weit, wie er ein berechtigtes, billigenswertes und schutzwürdiges Interesse an der Antwort hat. Fragen, die an ein Merkmal aus § 1 AGG anknüpfen, sind in aller Regel unzulässig. Eine unzulässige Frage darf die Person nach der Rechtsprechung sogar falsch beantworten, ohne dass der Betrieb den Arbeitsvertrag deshalb wegen arglistiger Täuschung anfechten kann.

Ein häufiger Fehler in Kleinbetrieben ist nicht die unzulässige Einzelfrage, sondern das übernommene Formular: Muster aus dem Internet enthalten nicht selten Felder wie „Konfession“ oder „Familienstand“, die für den Lohnsteuerabzug einmal nötig waren. Seit die Merkmale elektronisch kommen, sind sie im Fragebogen überflüssig und damit nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) zu streichen.

Vom Fragebogen zur Anmeldung: Reihenfolge und Fristen

Der Personalfragebogen ist der Startpunkt einer Kette von Meldungen. Wie eng der Zeitplan ist, hängt von der Branche ab.

Die Sofortmeldung betrifft nach dem aktuellen Wortlaut des § 28a Abs. 4 SGB IV elf Wirtschaftsbereiche: Bau, Gaststätten und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition, Transport und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schausteller, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitution, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe. Für ein Café, einen Friseursalon oder einen kleinen Reinigungsbetrieb heißt das: Der Fragebogen muss vor der ersten Schicht vorliegen, nicht am Monatsende. Fehlt die Rentenversicherungsnummer, genügen für die Sofortmeldung Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift. Der Sozialversicherungsausweis, den Beschäftigte früher vorlegen mussten, ist seit 2023 durch den elektronischen Abruf der Versicherungsnummer ersetzt.

Die Brücke zur Zeiterfassung: Arbeitszeitmodell und Wochenstunden

In vielen Musterformularen fehlt ausgerechnet der Block, den die Zeiterfassung am dringendsten braucht: die vereinbarte Arbeitszeit. Dabei hängen an diesen Angaben mehrere Pflichten und Ansprüche. Die Sollzeit im Stundenkonto ergibt sich aus Wochenstunden und Verteilung auf die Wochentage. Urlaubs- und Krankheitstage werden nach dem Lohnausfallprinzip mit der Zeit gutgeschrieben, die an diesem Tag geplant war. Und bei Minijobbern entscheidet die Stundenzahl darüber, ob die Verdienstgrenze hält: Bei 13,90 Euro Mindestlohn sind 603 Euro rechnerisch rund 43 Stunden im Monat.

Sinnvoll sind im Fragebogen oder in einem Beiblatt deshalb diese Angaben: vereinbarte Wochenstunden, Verteilung (feste Tage, Schichtdienst, Gleitzeit), Stundenlohn oder Monatsgehalt, Beginn der Beschäftigung und bei Arbeit auf Abruf die vereinbarte Mindestdauer. Fehlt bei Arbeit auf Abruf eine Festlegung der wöchentlichen Arbeitszeit, gelten nach § 12 Abs. 1 TzBfG 20 Stunden als vereinbart – eine Zahl, die im Minijob schnell die Verdienstgrenze sprengt. Die Arbeitszeitdaten stammen streng genommen aus dem Arbeitsvertrag, nicht aus der Selbstauskunft der Person; im Fragebogen dienen sie als Abgleich, damit Lohnabrechnung und Zeiterfassung vom gleichen Stand ausgehen.

Praktisch bewährt hat sich, die Stammdaten einmal zu erfassen und daraus die Personalakte, das Sollzeitmodell in der Zeiterfassung und die Übergabe an die Lohnabrechnung zu speisen, statt dieselben Angaben in drei Listen zu pflegen. In Aplano werden im Pro-Tarif Personalakten, Zeiterfassung und Stundenkonten im selben System geführt; Auswertungen und Exporte liefern die Zeiten je Person für die Lohnabrechnung. Meldungen an Krankenkassen und den ELStAM-Abruf übernimmt dagegen das Entgeltabrechnungsprogramm oder das Lohnbüro. Der Pro-Tarif kostet 4,50 Euro pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen; auf Capterra steht Aplano bei 4,8 von 5 aus 113 Bewertungen, auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 aus 206 Bewertungen (Stand Juli 2026).

Aufbewahren und löschen

Der ausgefüllte Personalfragebogen wird Teil der Entgeltunterlagen und des Lohnkontos. Für ihn gelten deshalb die Fristen dieser Unterlagen, nicht eine eigene:

• Lohnkonto (§ 41 Abs. 1 EStG): bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt.
• Entgeltunterlagen der Sozialversicherung (§ 28f Abs. 1 SGB IV): bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt. Dazu gehören ausdrücklich der Befreiungsantrag und die Erklärung über weitere Beschäftigungen im Minijob.
• Kopie des Aufenthaltstitels (§ 4a Abs. 5 AufenthG): für die Dauer der Beschäftigung.
• Freiwillige Angaben: Notfallkontakt und private Kontaktdaten sind mit dem Ende des Arbeitsverhältnisses zu löschen, sofern kein anderer Grund besteht (Art. 5 Abs. 1 lit. e, Art. 17 DSGVO).

Entgeltunterlagen sind nach § 8 Abs. 2 BeitrVV grundsätzlich elektronisch zu führen; eine Befreiung auf Antrag ist nur noch bis zum 31.12.2026 möglich. Wer den Fragebogen auf Papier einsammelt, sollte ihn deshalb einscannen und das Original nach den Regeln seines Lohnbüros behandeln. Welche Fristen für die Zeitaufzeichnungen selbst gelten, zeigt der Beitrag Arbeitszeitnachweise aufbewahren.

Checkliste für den Personalfragebogen im Kleinbetrieb

• Formular prüfen: Konfession, Familienstand und Steuerklasse streichen; sie kommen über die ELStAM.
• Pflichtfelder kennzeichnen: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID, Rentenversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung, Schul- und Berufsabschluss, Haupt- oder Nebenbeschäftigung.
• Minijob-Block ergänzen: weitere Beschäftigungen mit Verdienst, Status (Schule, Studium, Rente), Befreiungsantrag zur Rentenversicherung mit Eingangsdatum; bei kurzfristiger Beschäftigung Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr und Krankenversicherungsnachweis.
• Freiwillige Felder als freiwillig ausweisen: Notfallkontakt, private Telefonnummer, Schwerbehinderung.
• Arbeitszeitblock aufnehmen: Wochenstunden, Verteilung, Lohn, Beginn – abgeglichen mit dem Arbeitsvertrag.
• Datenschutzhinweis nach Art. 13 DSGVO beilegen: Zwecke, Empfänger, Speicherdauer, Rechte.
• Vor dem ersten Arbeitstag einholen, in Branchen mit Sofortmeldung zwingend vor der ersten Schicht.
• Änderungsklausel: Die Person verpflichtet sich, Änderungen bei Anschrift, Krankenkasse, Bankverbindung und weiteren Beschäftigungen unverzüglich mitzuteilen.