Scheinselbstständigkeit: Kriterien, Statusfeststellung und die Stempeluhr als Warnsignal

Was Scheinselbstständigkeit rechtlich bedeutet

Das Sozialversicherungsrecht kennt nur zwei Zustände: abhängige Beschäftigung oder selbstständige Tätigkeit. § 7 Abs. 1 SGB IV definiert Beschäftigung als nichtselbstständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis, und nennt zwei Anhaltspunkte: eine Tätigkeit nach Weisungen und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. Das Arbeitsrecht formuliert es in § 611a BGB parallel: Arbeitnehmer ist, wer im Dienst eines anderen zu weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet ist – und das Gesetz stellt ausdrücklich klar, dass die Bezeichnung des Vertrags unerheblich ist, wenn die tatsächliche Durchführung etwas anderes zeigt.

Scheinselbstständigkeit ist also kein eigener Tatbestand, sondern eine Fehletikettierung: Ein Vertrag heißt „freie Mitarbeit", die Praxis ist ein Arbeitsverhältnis. Die Folgen treten unabhängig davon ein, ob beide Seiten das so wollten. Auch ein Freelancer, der die Selbstständigkeit ausdrücklich wünscht, weil er das höhere Honorar schätzt, ist bei entsprechender Ausgestaltung Arbeitnehmer.

Die Kriterien: Gesamtabwägung statt Checkliste

Weder Gesetz noch Rechtsprechung arbeiten mit einer festen Punktzahl. Die Deutsche Rentenversicherung und die Sozialgerichte wägen alle Umstände des Einzelfalls ab; einzelne Merkmale wiegen dabei unterschiedlich schwer. Die folgende Tabelle ordnet die Indizien, die in der Praxis den Ausschlag geben.

Ein einzelnes Merkmal entscheidet selten. Ein Stundenhonorar allein macht niemanden zum Arbeitnehmer – Rechtsanwälte und Handwerker rechnen ebenfalls nach Stunden ab. Die Kombination aus vorgegebener Arbeitszeit, Präsenz im Betrieb und laufenden Weisungen dagegen lässt den Sozialgerichten wenig Spielraum. Das Bundessozialgericht hat das 2019 für zwei Berufsgruppen deutlich gemacht, die in Kleinbetrieben häufig als Freie eingesetzt werden: Honorarärzte in Kliniken (Urteil vom 4. Juni 2019, B 12 R 11/18 R) und Honorarpflegekräfte in stationären Einrichtungen (Urteil vom 7. Juni 2019, B 12 R 6/18 R) sind wegen ihrer Eingliederung in den Betriebsablauf regelmäßig abhängig beschäftigt – auch bei hohem Honorar und ausdrücklich gewollter Selbstständigkeit.

Warum die Zeiterfassung das kritischste Indiz ist

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfassen. Für Selbstständige gilt diese Pflicht nicht – sie schulden ein Ergebnis, keine Anwesenheit. Wer einen Freelancer trotzdem in das betriebliche Zeiterfassungssystem aufnimmt, ihn an der Stempeluhr buchen lässt und seine Zeiten wie die der Angestellten auswertet, behandelt ihn erkennbar als Arbeitnehmer. In einer Betriebsprüfung ist das eine der ersten Fragen: Wer erscheint im Dienstplan, wer bucht im System?

Drei Konstellationen sind zu unterscheiden:

• Unproblematisch: Der Freelancer führt eine eigene Zeitaufzeichnung als Grundlage seiner Rechnung. Das ist Teil seiner Buchführung, nicht der betrieblichen Zeiterfassung.
• Grenzfall: Der Auftraggeber verlangt einen Tätigkeitsnachweis mit Stunden je Auftrag, um die Rechnung zu prüfen. Zulässig, solange keine Vorgaben zur Lage der Arbeitszeit damit verbunden sind.
• Kritisch: Der Freelancer steht im Dienstplan, hat Kernzeiten, bucht an derselben Stempeluhr wie das Team und stimmt Abwesenheiten mit der Leitung ab. Hier fehlt von der Weisungsfreiheit bei der Zeit nichts mehr.

Für Kleinbetriebe, die eine Zeiterfassung für das Team einführen, folgt daraus eine einfache Regel: Freie Mitarbeiter bekommen keinen Zugang zum Zeiterfassungssystem und keinen Platz im Dienstplan. Wer sie dort braucht, weil der Betrieb ohne ihre planbare Anwesenheit nicht läuft, hat in Wahrheit einen Personalbedarf – und sollte über eine Anstellung, gegebenenfalls in Teilzeit oder als Minijob, nachdenken.

Das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV

Wer Zweifel hat, muss nicht raten. Auftraggeber wie Auftragnehmer können bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund die Feststellung des Erwerbsstatus beantragen (§ 7a Abs. 1 SGB IV). Das Verfahren ist kostenfrei, läuft über einen Fragebogen mit Anhörung beider Seiten und dauert in der Praxis etwa drei Monate. Seit der Reform zum 1. April 2022 stellt die Clearingstelle nicht mehr die Versicherungspflicht in einzelnen Zweigen fest, sondern den Erwerbsstatus insgesamt; sie kann auf Antrag schon vor Aufnahme der Tätigkeit eine Prognoseentscheidung auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen treffen und bei gleichartigen Verträgen eine Gruppenfeststellung abgeben, die weitere Aufträge desselben Musters abdeckt.

Für zwei Gruppen ist das Verfahren ohnehin Pflicht: Bei mitarbeitenden Ehegatten, Lebenspartnern und Abkömmlingen sowie bei Gesellschafter-Geschäftsführern einer GmbH leitet die Einzugsstelle die Prüfung von Amts wegen ein (§ 7a Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Unabhängig vom Antrag prüft die Rentenversicherung jeden Betrieb mindestens alle vier Jahre (§ 28p SGB IV) – und fragt dort nach Honorarrechnungen, Dienstplänen und Zeiterfassungsdaten.

Was eine festgestellte Scheinselbstständigkeit kostet

Stellt sich heraus, dass der Freelancer Arbeitnehmer war, treten die Folgen in vier Rechtsgebieten gleichzeitig ein.

Die Nachzahlung wird auf Basis des gezahlten Honorars berechnet; bei vorsätzlicher Umgehung gilt das Honorar zudem als Nettoentgelt und wird auf ein Bruttoentgelt hochgerechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 2 SGB IV), was die Forderung noch einmal deutlich erhöht. Bei einem Freelancer, der drei Jahre lang 4.000 Euro monatlich in Rechnung gestellt hat, liegt die Nachforderung schnell im mittleren fünfstelligen Bereich – für einen Betrieb mit acht Beschäftigten eine existenzielle Größe.

Reformstand 2026: die „neue Selbstständigkeit"

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat im März 2026 einen Referentenentwurf für ein „Gesetz zur Erleichterung der Feststellung des Erwerbsstatus der Selbständigkeit im Sozialversicherungsrecht" vorgelegt. Kern ist ein dritter Status: Selbstständigkeit soll künftig auch dann angenommen werden, wenn vier Voraussetzungen zusammenkommen – beide Seiten vereinbaren bei Vertragsschluss ausdrücklich Selbstständigkeit; der Auftragnehmer handelt unternehmerisch (Recht, sich vertreten zu lassen, plus mindestens zwei von vier Merkmalen: Gewinn- und Verlustrisiko, höchstens fünf Sechstel der Einnahmen von diesem Auftraggeber, unternehmertypische Aufwendungen, Marktauftritt); in den letzten sechs Monaten bestand keine Beschäftigung bei diesem Auftraggeber; und der Auftraggeber meldet das Vertragsverhältnis innerhalb von sechs Wochen. Im Gegenzug wären diese Selbstständigen in der gesetzlichen Rentenversicherung pflichtversichert.

Der Entwurf ist nicht geltendes Recht: Er befand sich im Sommer 2026 in der Verbändeanhörung, ein Kabinettsbeschluss stand bei Redaktionsschluss aus, das Inkrafttreten ist für den 1. Januar 2028 vorgesehen. Bis dahin gilt die Gesamtabwägung nach § 7 SGB IV unverändert – und der Entwurf zeigt, worauf es auch künftig ankommt: Vertretungsrecht, mehrere Auftraggeber, eigenes Risiko. Wer heute schon so gestaltet, ist auch unter der geplanten Regelung auf der sicheren Seite.

Sieben Regeln für den Einsatz von Freelancern im Kleinbetrieb

• Auftrag statt Stelle: Der Vertrag beschreibt ein Ergebnis oder ein abgegrenztes Projekt mit Termin – keine Wochenstunden und keine Aufgabenliste, die einer Stellenbeschreibung gleicht.
• Keine Zeiterfassung, kein Dienstplan: Freie Mitarbeiter bekommen keinen Zugang zum Zeiterfassungssystem, stehen nicht im Schichtplan und stimmen keine Urlaube ab.
• Eigene Arbeitsmittel: Laptop, Werkzeug, Software und E-Mail-Adresse gehören dem Auftragnehmer; Ausnahmen brauchen einen sachlichen Grund, etwa Datenschutz.
• Vertretungsrecht: Der Auftragnehmer darf Leistungen durch qualifizierte Dritte erbringen lassen – und der Vertrag sagt das ausdrücklich.
• Erfolgsbezogene Vergütung: Pauschalen je Auftrag oder Meilenstein statt Monatspauschale ohne Leistungsbezug; Stundenhonorare nur mit Obergrenze je Auftrag.
• Kein Dauereinsatz für Kernaufgaben: Wer seit Jahren dieselbe Rolle im Betrieb ausfüllt, die sonst Angestellte innehaben, ist kein Projektpartner.
• Statusfeststellung im ersten Monat: Bei jedem Zweifel den Antrag stellen – vor allem bei Pflegekräften, Fahrern, Trainern, Beratern und IT-Kräften, bei denen die Rechtsprechung streng ist.

Wie eine saubere Zeiterfassung dabei hilft

Eine digitale Zeiterfassung für das eigene Team trennt die Rollen automatisch: Angestellte und Minijobber buchen im System, ihre Zeiten werden nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und § 17 MiLoG dokumentiert, Auswertungen und Exporte bilden die Lohnabrechnung ab – und wer nicht im System ist, ist erkennbar kein Teil der Belegschaft. Bei Aplano werden Beschäftigte mit Vertragsdaten angelegt, erfassen per App, Browser oder Tablet-Terminal und sehen ihre Salden selbst; freie Mitarbeiter lassen sich außen vor lassen, ohne dass eine zweite Liste entsteht. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar; auf Capterra steht die Plattform bei 4,8 von 5 aus 113 Bewertungen, auf OMR Reviews bei 4,7 von 5 aus 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Was für Minijobber und Aushilfen aufgezeichnet werden muss, behandelt der Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen; wie eine Zollprüfung abläuft, der Beitrag zur Zollprüfung.