Zollprüfung im Kleinbetrieb: welche Arbeitszeitnachweise verlangt werden

Wer geprüft wird – und warum ausgerechnet kleine Betriebe

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft die Einhaltung des Mindestlohns und der damit verbundenen Melde- und Aufzeichnungspflichten. Ihr Zugriff ist nicht an eine Betriebsgröße gebunden, sondern an zwei Anknüpfungspunkte: die Beschäftigungsform und die Branche.

Der erste trifft fast jeden Kleinbetrieb. Für geringfügig Beschäftigte gilt die Aufzeichnungspflicht des § 17 Abs. 1 MiLoG in jeder Branche – ob Aushilfe im Büro, im Laden oder im Verein. Der zweite trifft ganze Wirtschaftszweige: Für alle Beschäftigten in den in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen gilt dieselbe Pflicht, unabhängig vom Entgelt. Dazu gehören Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe.

Wichtig ist die Zeile in der Mitte: Wer nicht unter § 17 MiLoG fällt, ist nicht von der Zeiterfassung befreit. Die allgemeine Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit zu erfassen, folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in der Auslegung des Bundesarbeitsgerichts (Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21) und gilt für jeden Betrieb. § 17 MiLoG setzt lediglich eine schärfere, kontrollierte Frist obendrauf. Die Einordnung im Detail steht auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht.

Die Ausnahme nach MiLoDokV – und ihre Falle

§ 1 der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung nimmt Beschäftigte aus, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt brutto 4.461 € überschreitet. Alternativ genügt ein Monatsentgelt von über 2.974 € brutto, wenn der Arbeitgeber es nachweislich für die letzten vollen zwölf Monate gezahlt hat. Ebenfalls ausgenommen sind im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.

Die Falle liegt im Wort nachweislich: Wer sich auf die Ausnahme beruft, muss die Voraussetzungen belegen können – im Inland und in deutscher Sprache. Ohne diesen Beleg steht der Betrieb in der Prüfung so da, als hätte er die Aufzeichnung schlicht unterlassen.

Was die Prüferinnen und Prüfer konkret sehen wollen

Eine Prüfung beginnt in der Regel mit Personenbefragungen vor Ort: Wer sind Sie, seit wann arbeiten Sie hier, wie viele Stunden, zu welchem Lohn. Beschäftigte in den § 2a-Branchen müssen dabei ein Ausweispapier mitführen. Anschließend werden Unterlagen angefordert, oft mit kurzer Frist.

Der Rechenweg der Prüfung ist simpel: dokumentierte Stunden mal Mindestlohn – seit dem 1. Januar 2026 13,90 € brutto je Zeitstunde – gegen das tatsächlich gezahlte Entgelt. Fehlen die Stunden, fehlt die Rechengrundlage; dann wird geschätzt, und Schätzungen fallen selten zugunsten des Betriebs aus.

Fünf Beanstandungen, die im Kleinbetrieb immer wieder auftauchen

• Nur Sollstunden statt Ist-Zeiten: Der Dienstplan oder der Vertrag mit „10 Stunden pro Woche“ ist keine Aufzeichnung. Verlangt sind die tatsächlichen Zeiten je Arbeitstag.
• Pausen fehlen: Ohne Pausenangabe lässt sich die Dauer nicht prüfen. Wird pauschal abgezogen, obwohl durchgearbeitet wurde, ist die Aufzeichnung inhaltlich falsch.
• Alles am Monatsende ausgefüllt: Die Sieben-Tage-Frist wird gerissen, auch wenn die Zahlen stimmen. Das ist ein eigenständiger Verstoß.
• Nachträglich glattgezogene Zettel: Identische Handschrift, identischer Stift, runde Zeiten über Wochen – das fällt auf und entwertet die Nachweise insgesamt. Korrekturen müssen als Korrektur erkennbar bleiben.
• Unterlagen nicht greifbar: Im Ausland gehostet, nur beim Steuerbüro, nicht auf Deutsch – § 17 Abs. 2 MiLoG verlangt die Bereithaltung im Inland und in deutscher Sprache.

Was Bußgelder kosten – und was danach kommt

Wer eine Aufzeichnung nach § 17 Abs. 1 MiLoG nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die nach § 21 Abs. 1 Nr. 8 in Verbindung mit Abs. 3 MiLoG mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 € geahndet werden kann. Das Bereithalten der Unterlagen nach Abs. 2 ist mit bis zu 30.000 € bewehrt, die Nichtzahlung des Mindestlohns mit bis zu 500.000 €.

Neben der Geldbuße steht eine Folge, die kleine Betriebe härter trifft: Nach § 19 MiLoG sollen Unternehmen, gegen die eine Geldbuße von wenigstens 2.500 € verhängt wurde, von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden. Für Handwerks- und Reinigungsbetriebe mit kommunalen Auftraggebern ist das der eigentliche Schaden. Wie lange welche Unterlage überhaupt im Haus bleiben muss, rechnet der Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen durch.

In 30 Minuten vorbereitet

Eine Prüfung lässt sich nicht verhindern, aber entschärfen. Vier Schritte genügen:

• Zuständigkeit benennen: Eine Person, die im Prüfungsfall die Unterlagen herausgibt – und eine Vertretung, falls sie im Urlaub ist.
• Ordner vorbereiten: Arbeitsverträge, aktuelle Lohnabrechnungen, Zahlungsnachweise und die Aufzeichnungen der letzten 24 Monate an einem Ort, digital oder auf Papier.
• Fristendisziplin prüfen: Einmal stichprobenartig nachsehen, wann die Zeiten der Vorwoche eingetragen wurden. Liegt der Eintrag später als sieben Tage nach dem Arbeitstag, ist der Prozess das Problem, nicht die Person.
• Team informieren: Beschäftigte dürfen und sollen wahrheitsgemäß antworten. Wer im Vorfeld weiß, worum es geht, gerät nicht in Widersprüche zu den eigenen Unterlagen.

Warum eine App die Prüfung entspannt

Der häufigste Grund für Beanstandungen ist kein böser Wille, sondern der Zettel, der erst am Monatsende ausgefüllt wird. Genau das löst eine digitale Erfassung strukturell: Die Zeiten entstehen am Tag der Arbeit, die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG hält sich von selbst ein, Korrekturen laufen über einen Antrag mit Freigabe und bleiben damit als Korrektur erkennbar, und für einen beliebigen Zeitraum lässt sich ein Nachweis exportieren, ohne Ordner zu sortieren.

Bei Aplano erfassen Beschäftigte per App, Browser oder Tablet-Terminal, Pausen fließen in die Berechnung ein, und Auswertungen lassen sich als Datei exportieren und archivieren. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt. enthalten und 14 Tage ohne Kreditkarte testbar. Was ein System monatlich kostet, rechnet die Kostenseite für 5, 10 und 20 Beschäftigte durch; welche Wege ohne IT-Abteilung funktionieren, zeigt der Beitrag Zeiterfassung ohne IT. Ein System allein genügt allerdings nicht: Ohne die Regel, dass am selben Tag gestempelt wird, hilft auch die beste App nicht gegen eine gerissene Frist.