Zeiterfassung im Handwerk: Baustelle, Fahrzeiten und Montage

Arbeitszeit und Vergütung sind zwei Fragen

Die häufigste Verwirrung im Handwerk entsteht, weil zwei völlig verschiedene Regelwerke dieselben Stunden bewerten. Das Arbeitszeitgesetz fragt: Steht die Zeit unter Weisung des Arbeitgebers und zählt sie damit auf die Höchstarbeitszeit, die Pausen und die Ruhezeit? Der Arbeits- oder Tarifvertrag fragt: Wird diese Zeit bezahlt – und wenn ja, wie?

Beide Antworten können auseinanderfallen. Eine Fahrt kann arbeitszeitrechtlich mitzählen und trotzdem tariflich anders abgegolten werden als eine Montagestunde. Wer im eigenen Betrieb Klarheit will, muss deshalb beide Ebenen getrennt regeln – und beide in derselben Zeiterfassung sichtbar machen.

Fahrzeiten: die typischen Fälle

Die Grundlinie ist einfach: Der Weg von der Wohnung zum Betrieb ist privater Weg. Sobald der Betrieb erreicht ist – Material laden, Fahrzeug übernehmen, Arbeitseinweisung –, beginnt die Arbeitszeit, und die anschließende Fahrt zur Baustelle gehört dazu. Auch Fahrten zwischen zwei Einsatzorten während des Arbeitstags sind Arbeitszeit.

Schwieriger ist der Fall der direkten Anfahrt von zu Hause zur Baustelle. Für Beschäftigte ohne festen Arbeitsort hat der Europäische Gerichtshof im Verfahren C-266/14 („Tyco“) entschieden, dass die Fahrt von der Wohnung zum ersten Kunden und vom letzten Kunden zurück Arbeitszeit im Sinne der Arbeitszeitrichtlinie ist. Für Monteure ohne festen Einsatzort ist das die maßgebliche Einordnung; die Vergütungsfrage beantwortet das Urteil ausdrücklich nicht.

Im Baugewerbe kommt der Bundesrahmentarifvertrag hinzu: Er behandelt die Wegezeit ausdrücklich nicht als Arbeitszeit, sieht aber nach Entfernung gestaffelte Entschädigungen vor. Im Dachdeckerhandwerk regelt der Rahmentarifvertrag, dass die Arbeitszeit an der Arbeitsstelle beginnt und der Betriebssitz nur dann als Arbeitsstelle gilt, wenn dort Material geladen oder eingewiesen wird. Wer tarifgebunden ist, prüft also zuerst den eigenen Tarifvertrag – er geht der allgemeinen Faustregel vor.

Die Aufzeichnungspflicht im Baugewerbe

Neben der allgemeinen Erfassungspflicht, die das Bundesarbeitsgericht mit Beschluss 1 ABR 22/21 für alle Arbeitgeber bestätigt hat, gilt im Baugewerbe eine schärfere Pflicht. § 17 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen – dazu zählen das Bau-, das Gebäudereinigungs- und das Speditionsgewerbe –, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen.

• Frist: spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertags.
• Aufbewahrung: mindestens zwei Jahre, verfügbar für eine Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls.
• Form: gesetzlich nicht vorgeschrieben – Papier, Tabelle oder Software sind gleichermaßen zulässig, solange die Aufzeichnung vollständig und nachvollziehbar ist.
• Umfang: tagesgenau je Person; eine Wochensumme genügt nicht.

Für einen kleinen Betrieb mit zwei Kolonnen ist die Siebentagefrist der eigentliche Stolperstein. Wenn Stundenzettel erst zur Lohnabrechnung eingesammelt werden, ist die Frist regelmäßig verstrichen. Dieselbe Pflicht trifft übrigens geringfügig Beschäftigte unabhängig von der Branche – Details dazu im Beitrag zu Minijobbern und Aushilfen.

Was mobile Erfassung auf der Baustelle leisten muss

Ein System, das im Büro funktioniert, ist auf der Baustelle noch lange nicht praktikabel. Vier Anforderungen entscheiden im Handwerk über Erfolg oder Rückfall auf den Zettel:

• Erfassung am Ort des Geschehens. Gestempelt wird per Smartphone auf der Baustelle oder am Tablet im Betrieb – nicht abends aus dem Gedächtnis.
• Zuordnung zu Projekt oder Kunde. Ohne Projektbezug ist die Aufzeichnung zwar formal vollständig, aber für die Nachkalkulation wertlos.
• Trennung von Fahr-, Arbeits- und Pausenzeit. Nur so lassen sich tarifliche Entschädigungen und Arbeitszeit sauber auseinanderhalten.
• Nachvollziehbare Korrekturen. Auf der Baustelle wird vergessen zu stempeln. Entscheidend ist, dass die Nachtragung als Antrag mit Freigabe läuft und sichtbar bleibt.

Zum Standort noch ein Wort: Eine Ortsprüfung beim Stempeln kann sinnvoll sein, um Buchungen dem Einsatzort zuzuordnen. Datenschutzrechtlich gilt dabei Datenminimierung – zulässig ist eine punktuelle Prüfung im Moment der Buchung, nicht die laufende Positionsverfolgung während des Arbeitstags. Der Zweck ist vorab transparent zu machen; besteht ein Betriebsrat, unterliegt der Einsatz solcher Funktionen der Mitbestimmung.

Eine schlanke Umsetzung im kleinen Betrieb

Für einen Handwerksbetrieb mit fünf bis fünfzehn Beschäftigten reicht in der Regel eine App plus ein Tablet im Betrieb. Aplano bildet diesen Ablauf ab: Beschäftigte stempeln per Smartphone-App, im Browser oder am Tablet-Terminal, die Zeiten laufen in ein fortlaufendes Stundenkonto, und Auswertungen sowie Exporte machen den Monatsabschluss nachvollziehbar. Für Betriebe mit wechselnden Einsatzorten lässt sich die Buchung auf einen Standortbereich beschränken; ob diese Funktion gebraucht wird, sollte bewusst entschieden und im Team offen kommuniziert werden.

Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten, der Einstieg in die Plattform beginnt bei 0,50 Euro je Mitarbeiter und Monat – dann allerdings ohne Zeiterfassung. Getestet werden kann 14 Tage ohne Kreditkarte, der Vertrag ist monatlich kündbar. Was das für fünf, zehn oder zwanzig Beschäftigte bedeutet, rechnet die Kostenseite durch; welche Systeme sonst infrage kommen, zeigt der Systemvergleich.