Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung: was heute gilt

Was Vertrauensarbeitszeit tatsächlich bedeutet

Vertrauensarbeitszeit ist kein gesetzlicher Begriff. Weder das Arbeitszeitgesetz noch das Arbeitsschutzgesetz definieren ihn – er stammt aus der betrieblichen Praxis und beschreibt eine Vereinbarung: Die Beschäftigten entscheiden selbst, wann sie ihre vertraglich geschuldete Arbeitszeit erbringen; der Arbeitgeber verzichtet auf die Steuerung von Beginn und Ende. Geschuldet bleibt die vereinbarte Dauer, nicht die Anwesenheit zu bestimmten Uhrzeiten.

Genau diese Beschränkung auf die Lage wird in der Praxis überdehnt. Aus „Wir schauen nicht auf die Uhr“ wird „Wir schreiben nichts auf“ – und damit aus einem Arbeitszeitmodell ein Dokumentationsproblem. Die Abgrenzung zu den beiden anderen üblichen Modellen macht den Unterschied deutlich.

In allen drei Modellen ist der Umfang der Aufzeichnung identisch. Unterschiedlich ist nur, wer über die Lage der Arbeitszeit entscheidet.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch erlaubt?

Ja. Kein Gericht hat das Modell verboten. Der Europäische Gerichtshof hat am 14. Mai 2019 im Verfahren C-55/18 („CCOO“) entschieden, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass eine entsprechende Arbeitgeberpflicht in Deutschland bereits besteht – hergeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung. Ausgangspunkt war die Frage nach einem Initiativrecht des Betriebsrats; verneint wurde sie gerade deshalb, weil die Pflicht schon gilt.

Beide Entscheidungen betreffen die Erfassung, nicht die Verteilung der Arbeitszeit. Ein Betrieb darf seinen Beschäftigten weiterhin freistellen, wann sie arbeiten. Er muss nur nachvollziehbar festhalten, wann sie es getan haben. Vertrauensarbeitszeit verliert damit nicht ihre Zulässigkeit, sondern lediglich ihre Dokumentationsfreiheit – ein Nebeneffekt, den viele Betriebe bis heute für den Kern der Entscheidung halten. Die rechtliche Herleitung im Detail steht auf der Seite zur Zeiterfassungspflicht.

Wer muss die Zeiten eintragen – Betrieb oder Beschäftigte?

Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten delegiert werden. Das ist der Punkt, der Vertrauensarbeitszeit und Erfassungspflicht überhaupt praktisch vereinbar macht: Niemand muss kontrollieren, wann jemand den Laptop aufklappt – die Person trägt ihre Zeiten selbst ein. Die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt jedoch beim Arbeitgeber. Er muss dafür sorgen, dass Aufzeichnungen tatsächlich, vollständig und zeitnah entstehen.

Im kleinen Betrieb heißt das konkret: ein verbindlich benanntes Werkzeug statt fünf privater Notizmethoden, eine Regel, bis wann eingetragen wird, und eine turnusmäßige Sicht auf Lücken. Wer die Delegation als vollständigen Rückzug versteht, steht bei einer Prüfung ohne Nachweis da – die Pflicht war delegiert, die Verantwortung nicht.

Welche Angaben verlangt das Gesetz heute?

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Daneben stehen zwei speziellere Vorschriften, die für Kleinbetriebe oft die praktisch schärferen sind.

Die Sieben-Tage-Frist des § 17 MiLoG verträgt sich schlecht mit Vertrauensarbeitszeit, wenn Zeiten „irgendwann im Monat“ nachgetragen werden. Und weil der gesetzliche Mindestlohn seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € je Stunde liegt, muss die dokumentierte Dauer zum gezahlten Entgelt passen – auch bei Beschäftigten, die ihre Zeiten frei einteilen. Welche Fristen für welchen Nachweis gelten, ordnet der Beitrag zu Aufbewahrungsfristen ein.

Was würde der Referentenentwurf ändern?

Das BMAS hat am 17./18. Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er würde die tägliche Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer ausdrücklich im Gesetz verankern und die Erfassung grundsätzlich elektronisch vorschreiben. Vertrauensarbeitszeit bliebe darin ausdrücklich zulässig. Für Betriebe bis zehn Beschäftigte und für Privathaushalte ist eine dauerhafte Befreiung von der elektronischen Form vorgesehen – nicht von der Aufzeichnung selbst. Hinzu kämen Übergangsfristen von einem Jahr allgemein, zwei Jahren für Betriebe unter 250 und fünf Jahren für Betriebe unter 50 Beschäftigten.

Wichtig für die Einordnung: Der Entwurf ist noch kein geltendes Recht. Er ändert an der heutigen Rechtslage nichts, und er entlastet auch künftig niemanden von der Pflicht zur Aufzeichnung. Wer heute mit Vertrauensarbeitszeit arbeitet und nichts dokumentiert, kann sich auf keine Fassung dieses Entwurfs berufen. Was er für sehr kleine Teams bedeutet, behandelt der Beitrag zur Zeiterfassung bis 10 Mitarbeiter.

Vertrauen und Nachweis im kleinen Team verbinden

Die Vereinbarkeit scheitert selten an der Technik, sondern an fehlenden Absprachen. Vier Punkte genügen in der Regel:

• Ein Werkzeug für alle: Browser, App oder Terminal – aber nicht drei parallele Wege, von denen keiner vollständig ist.
• Eine Eintragsregel: tagesaktuell, spätestens am Folgetag. Das hält auch die Sieben-Tage-Frist ein, ohne dass jemand sie im Kopf haben muss.
• Pausen mit erfassen: Ohne Pausenabzug ist die Dauer falsch – § 4 ArbZG verlangt 30 Minuten bei mehr als sechs, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden.
• Korrekturen mit Spur: Nachträge sind normal. Sie sollten erkennbar bleiben, statt alte Werte stillschweigend zu überschreiben.

Technisch reicht dafür wenig. Aplano etwa lässt Beschäftigte ihre Zeiten selbst per Browser oder Mitarbeiter-App buchen, führt ein laufendes Stundenkonto und weist bei Konflikten mit Pausen- und Ruhezeitvorgaben nach dem Arbeitszeitgesetz auf die Abweichung hin; Korrekturen laufen über eine Freigabe. Die Zeiterfassung ist im Pro-Tarif zu 4,50 € je Mitarbeiter und Monat (netto) enthalten und lässt sich 14 Tage ohne Kreditkarte testen. Für Vertrauensarbeitszeit ist vor allem die Selbstbuchung entscheidend: Sie erzeugt den Nachweis, ohne eine Kontrolle einzuführen, die das Modell gerade vermeiden soll. Welche Systeme sonst infrage kommen, zeigt der Systemvergleich.